Dovere di Diligenza per Lavoratori Remoti e Nomadi Digitali

Il tuo dipendente ti invia un messaggio su Slack da uno spazio di coworking a Chiang Mai. Il WiFi è veloce, i risultati arrivano e il tuo team ha abbracciato la flessibilità. Poi rimane coinvolta in un disordine civile a livello stradale e ti rendi conto con un brivido: la tua azienda ha qualche obbligo di aiutarla? È coperta dal vostro piano sanitario di gruppo? La vostra assicurazione aziendale sa anche solo che si trova in Thailandia?

Questi non sono casi limite. MBO Partners ha rilevato che 11,2 milioni di americani con impiego tradizionale lavoravano come nomadi digitali nel 2025, con un aumento del 10% rispetto all’anno precedente. Su 40 milioni di lavoratori remoti in tutto il mondo, una parte significativa lavora da paesi che i loro datori di lavoro non hanno mai formalmente approvato. La maggior parte di questi datori di lavoro non ha alcuna politica che copra cosa succede quando qualcosa va storto.

La domanda centrale che i team HR e i consulenti legali si pongono in questo momento è se il dovere di diligenza per i lavoratori remoti si estenda alle persone che lavorano da dove preferiscono. La risposta è sì, con importanti sfumature legali a seconda della tua giurisdizione. Questo post analizza cosa dice realmente la legge, dove si trovano le lacune assicurative e come dovrebbe essere una politica di lavoro da qualsiasi luogo difendibile.

Il Dovere di Diligenza si Applica ai Lavoratori Remoti? La Risposta Breve

Sì. Il consenso legale in Regno Unito, UE, Stati Uniti e Canada è che gli obblighi di dovere di diligenza basati sul rapporto di lavoro non si dissolvono perché qualcuno lavora da una geografia diversa. Il rapporto datore di lavoro-dipendente, e gli obblighi di salute e sicurezza che ne derivano, viaggiano con il lavoratore.

Ciò che cambia è come adempi a questi obblighi, cosa puoi ragionevolmente ispezionare o controllare e quali normative si applicano quando sono in gioco più giurisdizioni.

I datori di lavoro che presumono che una cultura remote-first o una politica “non imponiamo dove lavori” elimini la loro esposizione legale si stanno assumendo un rischio che probabilmente non hanno valutato.

Cosa Dice la Legge per Giurisdizione

Regno Unito

Ai sensi delle Sezioni 2 e 3 dello Health and Safety at Work etc. Act 1974, i datori di lavoro del Regno Unito sono tenuti a fare tutto ciò che è “ragionevolmente praticabile” per proteggere la salute, la sicurezza e il benessere dei propri dipendenti, indipendentemente da dove questi lavorino. Il Management of Health and Safety at Work Regulations 1999 aggiunge un requisito specifico di condurre valutazioni dei rischi che coprano tutte le attività lavorative, inclusi gli accordi remoti e all’estero.

Anche il Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 del Regno Unito è rilevante qui. Se una negligenza grave da parte dell’alta direzione contribuisce alla morte di un dipendente, anche all’estero, l’organizzazione può affrontare un procedimento penale. Questo non è un rischio teorico: l’Atto è stato invocato in casi internazionali che coinvolgono appaltatori.

In pratica, ciò significa che i datori di lavoro del Regno Unito devono valutare i rischi del lavoro remoto internazionale e adottare misure ragionevoli per mitigarli. Non puoi firmare una politica generale “lavora da qualsiasi luogo” e poi sostenere di non avere alcun dovere di diligenza quando un dipendente ha bisogno di essere evacuato da un paese in preda a disordini civili.

Unione Europea

La Direttiva Quadro 89/391/CEE dell’UE stabilisce obblighi di base in materia di salute e sicurezza sul lavoro in tutti gli Stati membri. In modo cruciale per il lavoro remoto, l’Accordo Quadro Europeo sul Telelavoro del 2002 afferma esplicitamente che “il datore di lavoro è responsabile della protezione della salute e della sicurezza sul lavoro del telelavoratore in conformità con la Direttiva 89/391 e le relative direttive individuali.”

L’Accordo obbliga i datori di lavoro a fornire ai telelavoratori un adeguato supporto tecnico, informarli sulle pertinenti politiche di salute e sicurezza e adottare misure per prevenire l’isolamento. Diversi Stati membri dell’UE hanno da allora approvato una propria legislazione sul lavoro remoto che implementa questi standard, tra cui Germania, Francia, Spagna, Italia e Portogallo.

Il Visto per Nomadi Digitali del Portogallo (il D8, lanciato nel 2022) ha di fatto formalizzato un percorso per i lavoratori remoti per vivere e lavorare legalmente in Portogallo. Il Visto per Nomadi Digitali della Spagna è seguito. L’Italia ha lanciato il proprio nell’aprile 2024. L’esistenza di queste strutture legali di visto significa che i lavoratori remoti possono essere “ufficiali” nel paese e gli obblighi di dovere di diligenza dei loro datori di lavoro sono corrispondentemente chiari.

Stati Uniti

La General Duty Clause dell’OSHA (Sezione 5(a)(1) dell’OSH Act del 1970) richiede ai datori di lavoro di fornire un luogo di lavoro “privo di pericoli riconosciuti che causano o possono causare morte o gravi danni fisici.” La giurisdizione di applicazione dell’OSHA non si estende oltre i confini degli Stati Uniti, ma ciò non significa che i datori di lavoro americani siano esenti da responsabilità per i lavoratori danneggiati a livello internazionale.

La negligenza di diritto comune statunitense si applica. Se un datore di lavoro sa o avrebbe dovuto sapere che un dipendente lavora in una località pericolosa, non ha valutato il rischio, non ha fornito un supporto adeguato e il dipendente subisce un danno di conseguenza, il datore di lavoro affronta una responsabilità civile. I tribunali hanno ritenuto i datori di lavoro responsabili in casi di danni a lavoratori internazionali proprio sulla base della negligenza, perché la mancata applicazione dell’OSHA non priva i dipendenti del diritto di citare in giudizio.

Anche la copertura dell’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro complica il quadro. Quasi tutti gli stati americani richiedono l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro per tutti i dipendenti, inclusi i lavoratori remoti, ma le polizze nazionali escludono frequentemente il lavoro svolto fuori dal paese. Un lavoratore infortunato a Medellín potrebbe scoprire di non avere alcuna copertura per infortuni sul lavoro, lasciando il datore di lavoro esposto a una richiesta di risarcimento diretto per lesioni personali.

Canada

Gli obblighi di salute e sicurezza sul lavoro del Canada sono amministrati a livello provinciale. L’Occupational Health and Safety Act (OHSA) dell’Ontario definisce “luogo di lavoro” in senso ampio come “qualsiasi terreno, locale, ubicazione o cosa in, su, presso o vicino al quale un lavoratore lavora.” Le località remote, incluse quelle all’estero, possono rientrare nell’ambito di applicazione.

Il 28 ottobre 2024, il Bill 190, Working for Workers Five Act, ha ricevuto l’assenso reale in Ontario. Gli emendamenti espandono sostanzialmente gli obblighi del datore di lavoro per i lavoratori remoti, inclusi i requisiti di avere una politica scritta di salute e sicurezza per il lavoro remoto e di garantire che i lavoratori siano a conoscenza delle procedure di emergenza indipendentemente dalla loro ubicazione lavorativa.

La complessità transfrontaliera aggiunge un livello: se un dipendente canadese lavora in remoto da un’altra giurisdizione, i doveri di diligenza di diritto comune canadese possono comunque applicarsi anche se la legislazione locale in materia di salute e sicurezza sul lavoro non è chiara. La lettura più prudente per i datori di lavoro è presumere che il dovere segua il dipendente.

Il Lavoro Remoto Non è Come un Viaggio di Lavoro - e Questo Conta

I programmi tradizionali di dovere di diligenza sono stati costruiti per un caso d’uso chiaro: un dipendente viaggia per affari aziendali, rimane per un periodo definito e torna. Il profilo di rischio è noto. L’assicurazione di viaggio copre il viaggio. I contatti di emergenza sono prestabiliti.

Il lavoro remoto, e soprattutto gli accordi da nomade digitale, infrange quasi tutte queste ipotesi.

La località è spesso sconosciuta o non approvata. I dipendenti possono spostarsi tra paesi, prolungare i soggiorni o lavorare da località che i datori di lavoro non hanno mai previsto. Molte aziende non hanno alcun processo di approvazione pre-viaggio per i lavoratori remoti e quindi non hanno visibilità su dove si trovino effettivamente le loro persone in un dato giorno.

La durata è aperta. Un viaggiatore d’affari che soggiorna due settimane a Singapore è diverso da un dipendente remoto che vive a Singapore per tre mesi. Le polizze assicurative, i termini del visto, le regole di residenza fiscale e gli obblighi di benessere cambiano tutti con la durata.

La distinzione tra lavoro da casa e lavoro dall’estero è legalmente rilevante. Un dipendente che lavora in remoto dal proprio paese d’origine è in una categoria di rischio diversa da uno che lavora da un paese con disordini civili attivi, rischi sanitari endemici o infrastrutture di emergenza scadenti. La maggior parte delle politiche di lavoro remoto non distingue tra questi.

Anche gli obblighi psicologici e di benessere sono diversi. I dipendenti remoti, in particolare quelli che lavorano su più fusi orari in isolamento, sono a rischio elevato di burnout, deterioramento della salute mentale e mancanza di accesso al supporto sanitario occupazionale. Le disposizioni dell’Accordo UE sul Telelavoro relative all’isolamento sono volutamente formulate; questo è un rischio occupazionale documentato, non una preoccupazione vaga.

La Lacuna Assicurativa che Nessuno Verifica

È qui che molte aziende vengono colte di sorpresa. L’assicurazione di viaggio aziendale standard è tipicamente scritta per viaggi di lavoro, definiti come viaggi per incontrare un cliente, partecipare a una conferenza o visitare un ufficio aziendale. Quando un dipendente lavora in remoto dall’estero, non è un viaggio di lavoro nel senso assicurativo. Molte polizze escludono esplicitamente la copertura per i dipendenti che “risiedono” in un paese straniero o che vi si trovano su base non lavorativa.

Il tuo dipendente che lavora da Lisbona per tre mesi con un visto turistico, o anche con un visto per nomadi digitali, potrebbe non avere alcuna copertura nella tua polizza di viaggio aziendale. Se ha bisogno di evacuazione medica di emergenza, di un’emergenza medica che richiede ricovero o di supporto dopo un incidente di sicurezza, la richiesta potrebbe essere respinta.

Anche i piani sanitari di gruppo hanno lacune simili. L’assicurazione sanitaria sponsorizzata dal datore di lavoro nel Regno Unito e negli Stati Uniti è tipicamente progettata per il trattamento nel paese. Le cure di emergenza all’estero possono essere coperte in misura limitata, ma le cure di routine all’estero, la continuità delle prescrizioni e il supporto alla salute mentale attraverso i confini internazionali spesso non lo sono.

Il risultato: un dipendente in una vera emergenza potrebbe scoprire che l’assicurazione del suo datore di lavoro non lo raggiunge e potrebbe quindi cercare di recuperare i costi attraverso richieste di risarcimento per negligenza contro il datore di lavoro.

Rivedere il tuo stack assicurativo rispetto ai dati effettivi sulla posizione dei dipendenti non è una formalità di conformità. È gestione del rischio.

Cosa Copre Realmente una Buona Politica di Lavoro da Qualsiasi Luogo

Una politica che protegga sia i tuoi dipendenti che la tua organizzazione dovrebbe affrontare questi elementi:

Località approvate e limitate. Non tutti i luoghi sono una ragionevole località di lavoro remoto. I paesi con avviso di livello 4 “Non viaggiare”, zone di conflitto attivo o destinazioni con infrastrutture sanitarie inadeguate dovrebbero richiedere un’approvazione esplicita o essere vietati. La tua politica dovrebbe dirlo chiaramente.

Notifica preventiva e monitoraggio della posizione. I dipendenti dovrebbero essere tenuti a notificare alle risorse umane o al loro manager prima di lavorare da un nuovo paese. Questo non è sorveglianza; è l’informazione minima di cui hai bisogno per garantire che la copertura sia in atto. Molte piattaforme di gestione del rischio di viaggio possono automatizzare questo processo con il check-in automatico dei dipendenti.

Conferma assicurativa. Prima che un dipendente lavori da una località all’estero per più di un breve periodo, conferma la sua copertura nelle polizze esistenti e identifica le lacune. Considera se sia necessaria un’assicurazione sanitaria globale o una copertura internazionale dedicata.

Approvazione a livelli di rischio. Un dipendente che vuole trascorrere tre settimane ad Amsterdam è una conversazione diversa da qualcuno che pianifica sei mesi a Lagos. La tua politica dovrebbe definire i livelli e il processo di approvazione per ciascuno.

Protocolli di emergenza. Chi chiama il dipendente in caso di emergenza? Chi in azienda è responsabile del coordinamento del supporto? Come gestisci i dipendenti in una crisi acuta? Queste risposte dovrebbero essere documentate e comunicate prima che il dipendente parta, non scoperte sul momento.

Disposizioni specifiche per nomadi digitali. Se la tua organizzazione supporta formalmente gli accordi da nomade digitale, in cui un dipendente lavora da una serie di località per un periodo prolungato, trattalo come un’area politica distinta. La conformità ai visti, la continuità dell’assicurazione sanitaria e gli obblighi di dovere di diligenza in questo scenario sono significativamente diversi da una politica di lavoro remoto standard.

I Casi Più Difficili: Lavoro Remoto Non Autorizzato

La categoria veramente difficile per i datori di lavoro sono i dipendenti che lavorano dall’estero senza un’approvazione esplicita. Potrebbero non menzionarlo, potrebbero usare VPN per mascherare la loro posizione o semplicemente presumere che all’azienda non importi.

Questo crea una trappola. Un datore di lavoro che non era a conoscenza del fatto che il suo dipendente lavorasse da una località ad alto rischio potrebbe presumere di non avere alcun obbligo di dovere di diligenza. Ma i tribunali e le autorità di regolamentazione si concentrano spesso su ciò che il datore di lavoro avrebbe dovuto sapere piuttosto che su ciò che sapeva. Se la cultura aziendale tollera implicitamente il lavoro da qualsiasi luogo senza alcun monitoraggio o politica, stai costruendo un argomento di negligenza per l’attore.

Politiche proattive con comunicazione chiara - “se lavori dall’estero, dobbiamo saperlo” - proteggono sia il dipendente che creano una traccia cartacea difendibile. Ti permettono anche di mantenere la continuità della copertura e di avere contatti di emergenza in atto.

Cosa Fare Subito

Se la tua organizzazione ha dipendenti remoti o ibridi, soprattutto quelli che viaggiano regolarmente o lavorano a livello internazionale, ecco da dove iniziare:

Verifica dove si trovano effettivamente le tue persone. Sondaggio dei dipendenti remoti attuali. Molti ammetteranno di lavorare dall’estero per periodi prolungati. Inizia dai fatti.
Rivedi la tua assicurazione per le lacune geografiche. Controlla le tue polizze di viaggio aziendale, salute di gruppo e infortuni sul lavoro rispetto alle posizioni attuali dei dipendenti. Identifica dove esistono vuoti di copertura.
Redigi o aggiorna la tua politica di lavoro dall’estero. Includi località approvate e limitate, requisiti di notifica preventiva e chiare procedure di escalation.
Stabilisci protocolli di contatto di emergenza. Ogni lavoratore remoto internazionale dovrebbe sapere chi chiamare in azienda e come funziona il processo di risposta alle emergenze.
Conduci una valutazione dei rischi per gli accordi remoti esistenti. Tratta ogni località in cui i dipendenti lavorano come un luogo di lavoro ai fini della valutazione dei rischi. Comprendi i rischi per la salute, la sicurezza e le infrastrutture.
Forma i manager sul loro ruolo. I tuoi manager sono probabilmente il primo punto di contatto quando qualcosa va storto. Dovrebbero conoscere la politica, comprendere le loro responsabilità e avere accesso ai contatti di supporto di emergenza.

Per le organizzazioni con una forza lavoro remota o nomade significativa, una piattaforma strutturata di dovere di diligenza può consolidare l’intelligence di viaggio, la visibilità sulla posizione, la gestione assicurativa e la risposta alle emergenze in un unico sistema, riducendo l’onere operativo di fare tutto questo manualmente.

Domande Frequenti

Il mio dovere di diligenza si applica solo ai dipendenti che invio all’estero per viaggi di lavoro?

No. Gli obblighi di dovere di diligenza sono legati al rapporto di lavoro, non al motivo per cui ci si trova in una particolare località. Se un dipendente svolge mansioni lavorative dall’estero, che sia ufficialmente autorizzato o meno, gli obblighi di salute e sicurezza del datore di lavoro sono attivati. Il grado di obbligo e la tua capacità di adempierlo possono differire da uno scenario standard di viaggio di lavoro, ma il dovere di base rimane.

E se la nostra politica dice che i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo?

Una politica permissiva di lavoro da qualsiasi luogo non elimina il tuo dovere di diligenza; potenzialmente lo espande. Senza visibilità sulla posizione, valutazioni dei rischi e copertura assicurativa per la gamma di luoghi in cui i dipendenti potrebbero lavorare, hai creato un dovere che non puoi adempiere. Le politiche permissive devono essere supportate dall’infrastruttura per gestire effettivamente il rischio che invitano.

L’assicurazione di viaggio aziendale standard copre i lavoratori remoti all’estero?

Spesso no. La maggior parte delle polizze di assicurazione di viaggio aziendale sono scritte per viaggi di lavoro, definiti come viaggi per incontrare clienti, partecipare a riunioni o visitare uffici. I dipendenti che lavorano in remoto da un paese straniero come stile di vita o per un periodo prolungato cadono frequentemente al di fuori delle definizioni della polizza. Rivedi attentamente la formulazione della tua polizza e considera una copertura sanitaria internazionale dedicata o prodotti assicurativi specifici per lavoratori remoti.

E se il dipendente ha scelto di lavorare da un paese ad alto rischio senza dirci nulla?

I datori di lavoro hanno una difesa quando hanno adottato misure ragionevoli, inclusa una chiara politica che richieda la notifica preventiva, e il dipendente ha deliberatamente nascosto la propria posizione. La parola chiave è “misure ragionevoli”. Se la tua organizzazione non ha una politica di lavoro remoto all’estero e nessun requisito di notifica, hai meno protezione. Costruisci la politica prima di doverci fare affidamento.

ISO 31030 si applica ai lavoratori remoti?

ISO 31030, lo standard internazionale per la gestione del rischio di viaggio, si applica a qualsiasi viaggio e mobilità legati al lavoro, inclusi gli accordi di lavoro remoto in cui i dipendenti si trovano in località diverse dalla loro base. Allineare il tuo programma di dovere di diligenza per il lavoro remoto con i principi ISO 31030 fornisce un quadro riconosciuto e un utile punto di riferimento per dimostrare una diligenza ragionevole. Molte piattaforme conformi a ISO 31030 ora includono moduli specifici per forza lavoro remota e nomade proprio per questo motivo.