Il rischio dell'ultimo miglio: trasporto terrestre illegale e dovere di diligenza

Il vostro viaggiatore atterra a O’Hare dopo un volo transatlantico. Sono le 23:00. È stanco. Mentre esce dalla dogana, un uomo gli si avvicina tenendo in mano un telefono che mostra il suo nome, il marchio di un’auto e una tariffa. Sembra organizzato. Sembra legittimo. Sale in macchina.

L’autista non è autorizzato. Non c’è un’assicurazione verificata. Nessun registro di viaggio in alcun sistema a cui il vostro team possa accedere. Se qualcosa va storto durante il tragitto verso l’hotel - un incidente, una rapina, un’emergenza medica - non avete né visibilità né un rapporto contrattuale con l’operatore. La vostra copertura di duty of care ha appena sviluppato un buco abbastanza grande da farci passare un’auto.

Questo è lo scenario che un nuovo studio nazionale sta ora mettendo sulla scrivania di ogni travel manager aziendale. Presentati alla Convention della Global Business Travel Association (GBTA) di Chicago il 4 agosto 2026, i risultati preliminari della National Limousine Association (NLA) e dello University Transportation Research Center (UTRC) del City College di New York avanzano una tesi precisa: il trasporto terrestre illegale si è evoluto dal procacciamento di clienti sul marciapiede a un rischio organizzato e abilitato dalla tecnologia che si colloca esattamente nel punto cieco del vostro duty of care.

Cosa ha rilevato lo studio

La ricerca NLA-UTRC ha esaminato 17 grandi mercati statunitensi dell’aviazione e dei viaggi d’affari: Atlanta, Boston, Charlotte, Chicago, Dallas/Fort Worth, Denver, Detroit/Fort Wayne, Houston, Las Vegas, Los Angeles, Miami, Minneapolis/St. Paul, New York, Orlando, Phoenix, San Francisco e Seattle. Non sono casi limite. Rappresentano il cuore dell’attività di viaggio aziendale americana.

I risultati principali:

• L’attività illegale di trasporto a pagamento si è spostata online. Gli operatori ora utilizzano siti web professionali, account sui social media e gruppi di messaggistica privata per imitare i servizi automobilistici autorizzati. La presentazione è deliberata e sempre più convincente.
• Aeroporti, hotel, convention e grandi eventi sono i principali punti caldi. I viaggiatori d’affari sono il target demografico proprio per la frequenza e la prevedibilità dei loro spostamenti.
• I viaggi fuori piattaforma e non autorizzati restano al di fuori delle protezioni assicurative e delle piattaforme standard. Quando qualcosa va storto, spesso non c’è una traccia azionabile.
• Mancano la selezione degli autisti, le ispezioni dei veicoli e registri di viaggio affidabili. I passeggeri spesso non hanno modo di verificare concretamente con chi stanno viaggiando.
• Gli operatori non autorizzati evitano i costi di licenza, assicurazione, tasse e accesso aeroportuale richiesti ai fornitori legittimi - il che consente loro di abbassare i prezzi e attrarre viaggiatori che prenotano al di fuori dei programmi gestiti.

La revisione legale preliminare ha inoltre identificato almeno sette stati con leggi che criminalizzano espressamente l’impersonificazione degli autisti di rideshare: California, Colorado, Connecticut, Florida, North Carolina, South Carolina e Tennessee. Il fatto che tali leggi siano state ritenute necessarie - e che esistano solo in una minoranza di stati - segnala quanto la pratica sia diventata normalizzata.

Lo studio si basa sulla ricerca del 2025 condotta dallo stesso team a New York e nel New Jersey, dove gli operatori illegali avevano già costruito reti organizzate di dispatch digitale con app rivolte ai clienti, disponibilità coordinata e marketing sui social media che li rendeva funzionalmente indistinguibili dai fornitori autorizzati agli occhi del viaggiatore medio.

Non è un problema dei mercati in via di sviluppo

Nel risk management dei viaggi d’affari esiste un presupposto implicito: che il trasporto terrestre sia una preoccupazione dei mercati in via di sviluppo. Verificate il vostro fornitore a Nairobi. Usate un autista pre-approvato a Karachi. A O’Hare o a SFO, ci pensa il quadro normativo.

Quel presupposto è la vulnerabilità.

Brett Barenholtz, Presidente della NLA, è stato diretto alla Convention GBTA: “Il duty of care non finisce quando un dipendente lascia il terminal aeroportuale. Le aziende hanno bisogno della certezza che il fornitore, il veicolo e l’autista che trasportano le loro persone siano sicuri, adeguatamente autorizzati e completamente assicurati. Man mano che gli operatori illegali diventano più sofisticati, la verifica deve tenere il passo.”

Matthew Daus, Chair del Transportation Technology presso l’UTRC e ricercatore principale, ha inquadrato il cambiamento strutturale: “Il trasporto illegale non è più solo un problema del marciapiede. È una questione di tecnologia, giurisdizione e sicurezza pubblica che richiede enforcement coordinato, strumenti di verifica e leggi aggiornate.”

Ciò che rende questo particolarmente difficile da affrontare è che lo strato di inganno è intenzionale e calibrato. Non sono operatori che appaiono ovviamente informali. Sono operatori che hanno studiato l’aspetto dei servizi legittimi e ne hanno replicato i segnali - siti web professionali, flussi di conferma via SMS, cartelli con il nome agli arrivi. Il viaggiatore d’affari che cerca indizi di sicurezza spesso non riuscirà a trovarli.

Le quattro cose che perdete

Il vostro duty of care durante un viaggio d’affari non si mette in pausa tra un segmento di volo e l’altro. Si applica continuamente dal gate di partenza alla camera d’hotel, e il trasporto terrestre fa parte di quella catena.

Quando un dipendente utilizza un operatore non autorizzato, quattro protezioni specifiche vengono meno simultaneamente.

Visibilità del viaggiatore. La maggior parte delle piattaforme di rischio viaggi traccia gli itinerari costruiti attraverso canali di prenotazione approvati. Un viaggio prenotato fuori piattaforma - tramite un gruppo WhatsApp, un sito web privato o un accordo in contanti agli arrivi - non genera dati. Se si verifica una crisi e dovete localizzare e contattare tutti i viaggiatori in un mercato, questa persona è invisibile al vostro centro operativo.

Copertura assicurativa commerciale. Gli operatori non autorizzati sono regolarmente privi dell’assicurazione commerciale sui veicoli richiesta per le operazioni di trasporto a pagamento. Una collisione o un infortunio possono comportare l’impossibilità di presentare una richiesta assicurativa valida. La questione di chi sia responsabile diventa rapidamente complicata, e la risposta raramente è l’autista non autorizzato.

Verifica dell’autista. I fornitori autorizzati in tutti i 17 mercati studiati sono tenuti a superare controlli del casellario giudiziario e ispezioni dei veicoli. Gli operatori non autorizzati saltano completamente questo passaggio. Non avete alcuna possibilità di verificare chi stava trasportando il vostro dipendente.

Capacità di risposta agli incidenti. Un fornitore autorizzato ha strutture di responsabilità - supervisione normativa, registri di licenza, contatti dell’operatore. Quando qualcosa va storto con un operatore non autorizzato, spesso non c’è alcuna entità con cui interagire e nessuna documentazione da produrre se la questione diventa un reclamo o un contenzioso.

L’esposizione legale

Le organizzazioni britanniche che operano in base alla legislazione sulla salute e sicurezza, e i datori di lavoro in Australia soggetti alla Work Health and Safety law, si trovano in una posizione particolarmente esposta. I tribunali di entrambe le giurisdizioni hanno interpretato “al lavoro” come comprendente l’intera durata di un viaggio d’affari. Il segmento terrestre non è esente, e l’ignoranza del canale di prenotazione non è una difesa.

Per le organizzazioni con sede negli Stati Uniti, il quadro è diverso. Un’analisi di Travel Weekly pubblicata la scorsa settimana sosteneva che nessun tribunale statunitense ha stabilito che i datori di lavoro abbiano un obbligo statutario di avvertire i dipendenti in viaggio sui rischi del trasporto terrestre a livello nazionale - e che il concetto legale di “duty of care” per i viaggi d’affari negli Stati Uniti è in gran parte morale piuttosto che legalmente applicabile in assenza di regolamenti specifici del settore o azioni per negligenza. Tale analisi è accurata per come si presenta attualmente la giurisprudenza.

Ma “attualmente” fa molto lavoro in quella frase. Lo studio NLA-UTRC è una prova che entra nel registro professionale. Il precedente legale in aree nuove si sviluppa tipicamente dopo che si accumulano abbastanza incidenti da rendere praticabile un caso di negligenza. I programmi di viaggio aziendali che documentano una decisione deliberata di ignorare il rischio del trasporto terrestre - o che non documentano alcuna decisione - stanno costruendo esposizione.

Perché questa lacuna persiste

Tre fattori strutturali mantengono aperta questa vulnerabilità nella maggior parte dei programmi.

La prenotazione è spesso invisibile. I viaggiatori organizzano il trasporto terrestre attraverso canali che bypassano completamente il programma di viaggio gestito - prenotazioni dirette in hotel, app personali di ride-hailing, raccomandazioni locali o un approccio non richiesto agli arrivi. A meno che il vostro programma non catturi esplicitamente i dati del trasporto terrestre, questo non entra mai nel vostro quadro di rischio.

L’economia gioca contro la conformità. Gli operatori non autorizzati sono più economici. Nei mercati in cui i viaggiatori sono attenti ai costi o prenotano su conti personali per il successivo rimborso spese, la differenza tra un servizio automobilistico approvato e un’opzione fuori piattaforma può sembrare un errore di arrotondamento per il viaggiatore ed è invisibile al programma.

Storicamente è stato collocato nella categoria di rischio sbagliata. Per la maggior parte dei programmi di viaggio nordamericani, il trasporto terrestre è stato trattato come una questione di comodità logistica, non di sicurezza e duty of care. Lo studio GBTA sostiene - con dati da 17 mercati - che questa categorizzazione è sbagliata.

Colmare la lacuna

Le raccomandazioni dell’UTRC e della NLA per i travel manager aziendali sono pratiche e attuabili senza attendere la riforma normativa.

Rendete obbligatori fornitori e canali di prenotazione approvati in modo esplicito. La maggior parte delle policy di viaggio è blanda sul trasporto terrestre. “Usate fornitori approvati” si legge in modo molto diverso da “i seguenti servizi automobilistici approvati si applicano in questi mercati, e le prenotazioni fuori piattaforma richiedono l’autorizzazione preventiva del team di sicurezza.” Siate specifici.

Includete il trasporto terrestre nel vostro sourcing dei fornitori e nelle revisioni del rischio. Quando verificate i vostri rapporti con i fornitori di viaggio, accertatevi che i fornitori di trasporto terrestre possiedano le licenze corrette, la copertura assicurativa commerciale e l’autorizzazione operativa aeroportuale per ogni mercato in cui operano.

Integrate la verifica indipendente nel processo di eccezione. I viaggiatori occasionalmente prenoteranno al di fuori della lista approvata. Stabilite un controllo leggero per quei casi: confermate il nome dell’azienda, i dettagli dell’autista e il veicolo attraverso canali indipendenti prima che il viaggio avvenga.

Educate i vostri viaggiatori su come appare una prenotazione legittima - e su come non appare. Un sito web professionale non è prova di licenza. Un nome sul display di un telefono non è una verifica. Date ai vostri viaggiatori un quadro semplice: se il canale di prenotazione non è stato richiesto, se non c’è conferma attraverso lo strumento approvato, o se la transazione è solo in contanti, trattatela come non verificata e contattate il vostro program manager.

Estendete il tracciamento e le comunicazioni di emergenza per coprire i segmenti di trasporto terrestre. Se la vostra piattaforma di rischio viaggi non cattura i dati dell’itinerario di trasporto terrestre o non può inviare avvisi e SOS durante il segmento terrestre, sollevate la questione con il vostro fornitore. È una lacuna.

Abbiamo trattato l’esposizione più ampia alla sicurezza stradale per i programmi aziendali in un playbook precedente - consultate Business Travel Road Risk: A Duty of Care Playbook per gli elementi relativi al rischio del percorso, alla fatica e ai siti remoti. Il problema degli operatori illegali è uno strato distinto che si sovrappone a quell’esposizione. Entrambi richiedono attenzione.

Cosa viene dopo

Lo studio NLA-UTRC chiede un’autorità normativa più forte, sanzioni più severe, enforcement coordinato negli aeroporti e ai grandi eventi, database di licenze consultabili e leggi aggiornate che affrontino le reti di dispatch digitale e l’impersonificazione. È la direzione giusta. Richiederà anche tempo.

Nel frattempo, i programmi di viaggio aziendali sono il presidio pratico. La vostra lista di fornitori approvati, i vostri requisiti sui canali di prenotazione e la vostra formazione dei viaggiatori sono il meccanismo di enforcement che esiste oggi.

In HAAVYN, la visibilità continua del viaggiatore copre il segmento terrestre quando i viaggi sono prenotati attraverso canali integrati. SOS, avvisi in tempo reale e strumenti di check-in rimangono attivi indipendentemente dalla modalità di trasporto. Quel tipo di copertura end-to-end è esattamente ciò che i risultati NLA-UTRC richiedono. Se volete capire come HAAVYN colma la lacuna di visibilità del trasporto terrestre per il vostro programma, prenotate una chiamata con il nostro team.

La Convention GBTA del 4 agosto ha messo il problema del trasporto terrestre illegale nel registro professionale. La risposta del vostro programma è ora una scelta documentata in ogni caso.