Ce înseamnă obligația de diligență a angajatorului pentru călătoriile de afaceri?
Paisprezece oameni au murit în munții Anzi din Peru când un elicopter charter s-a prăbușit în 2016. Printre ei se afla și Tomas Dusek, un bancher de investiții trimis în regiune de angajatorul său din Londra, StormHarbour Securities LLP, pentru a ajuta la obținerea finanțării pentru un proiect hidroelectric.
Apărarea StormHarbour a fost simplă: elicopterul fusese charterizat de clienții lor peruani de la un operator local cu licență valabilă. Nu pilotul nostru. Nu aeronava noastră. Nu problema noastră.
Curtea de Apel a fost de altă părere.
Lordul Justiției Hamblen a stabilit că StormHarbour a încălcat obligația de diligență prin faptul că nu a organizat o evaluare a riscurilor înainte de zbor - una care ar fi semnalat condițiile meteorologice nefavorabile, o aeronavă supraîncărcată și un echipaj care încălca reglementările peruane privind timpul de odihnă. Cazul - Dusek v StormHarbour Securities LLP [2016] EWCA Civ 604 - este acum un punct de referință fundamental în modul în care instanțele din Marea Britanie abordează obligația de diligență a angajatorului pentru călătoriile de afaceri.
Lecția nu este că angajatorii trebuie să elimine toate riscurile. Lecția este mai simplă și mai exigentă: dacă un risc era previzibil și nu ați făcut nimic în acest sens, veți răspunde pentru consecințe.
Ce înseamnă, de fapt, „obligația de diligență” pentru călătoriile de afaceri
Obligația de diligență este obligația legală de a lua măsuri rezonabile pentru a proteja oamenii de prejudicii previzibile. Pentru angajatori, această obligație se aplică angajaților lor în timp ce desfășoară activități de muncă - inclusiv atunci când aceste activități îi duc în străinătate.
Expresia „prejudiciu previzibil” este cea care face treaba grea aici. Instanțele nu se așteaptă ca angajatorii să anticipeze orice neplăcere imaginabilă. Ele se așteaptă ca angajatorii să se întrebe: având în vedere ce știm despre această destinație, această călătorie și acest angajat, ce riscuri ar trebui să cunoaștem și ce ar trebui să facem în legătură cu ele?
La această întrebare trebuie să se răspundă înainte de fiecare călătorie de afaceri. Nu doar la cele cu risc ridicat. Nu doar când cineva călătorește într-o zonă de conflict activ. Fiecare călătorie - pentru că accidentele au loc și în țări stabile, bolile lovesc și în marile orașe, iar accidentele rutiere ucid mai mulți călători de afaceri decât a ucis vreodată terorismul.
Obligația de diligență a angajatorului pentru călătoriile de afaceri acoperă întregul ciclu de viață al unei călătorii: de la decizia de a trimite pe cineva în străinătate până la întoarcerea sa în siguranță. Include ceea ce se întâmplă înainte de plecare, în timpul călătoriei și în răspunsul atunci când ceva merge prost.
De unde provine obligația legală
Rădăcinile legale ale obligației de diligență sunt mai profunde decât își dau seama majoritatea angajatorilor.
Dreptul comun a stabilit fundația. Cazul din 1937, Wilson & Clyde Coal Company Limited v English [1937] 3 All ER 638, a confirmat că fiecare angajator are patru obligații ireductibile față de angajații săi:
- Asigurarea unui loc de muncă sigur
- Asigurarea unui sistem de lucru sigur
- Asigurarea de echipamente sigure
- Angajarea de colegi competenți
Aceste obligații nu pot fi contractate sau delegate. Un angajator care externalizează o sarcină către o terță parte nu transferă și obligația de diligență odată cu contractul. Tocmai de aceea StormHarbour a fost considerat răspunzător, în ciuda faptului că o companie de charter peruană opera elicopterul.
Nivelul legislativ
Dreptul comun este consolidat de legislație. Cea mai semnificativă piesă de legislație din Marea Britanie este Health and Safety at Work etc. Act 1974, care impune fiecărui angajator obligația de a asigura, „în măsura în care este rezonabil de practic”, sănătatea, siguranța și bunăstarea tuturor angajaților săi. Secțiunea 2 cere angajatorilor să furnizeze informații, instrucțiuni, formare și supraveghere, după cum este necesar, pentru a asigura sănătatea și siguranța la locul de muncă.
Actul nu include o limită geografică. Această obligație călătorește cu angajatul dumneavoastră la Nairobi, Manila sau Mexico City.
Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 a ridicat considerabil miza. O companie poate face acum obiectul urmăririi penale - nu doar al răspunderii civile - dacă neglijența gravă în modul în care își gestionează activitățile cauzează un deces. Penalitățile includ amenzi nelimitate și ordine de remediere obligatorii. Directorii și managerii individuali pot, de asemenea, să răspundă personal în temeiul legislației privind sănătatea și securitatea în muncă dacă deciziile lor au contribuit la eșec.
Obligații în alte jurisdicții
Cadrul din Marea Britanie este relativ bine definit, dar angajatorii cu forțe de muncă mobile internațional se confruntă cu obligații suplimentare:
- Uniunea Europeană: răspunderea corporativă pentru neasigurarea sănătății angajaților poate apărea chiar și atunci când prejudiciul are loc în străinătate, regulile variind de la un stat membru la altul
- Statele Unite: Clauza de obligație generală a OSHA cere angajatorilor să asigure un loc de muncă lipsit de pericole recunoscute care pot cauza prejudicii grave; jurisprudența a extins aceasta la situațiile de călătorie internațională
- Australia: Work Health and Safety Act impune obligații întreprinderilor care acoperă lucrătorii indiferent de locație
- Canada: legislația provincială privind sănătatea și securitatea ocupațională se extinde la lucrătorii care călătoresc
Dacă organizația dumneavoastră operează în mai multe jurisdicții, este probabil să fiți supuși simultan la mai mult de unul dintre aceste cadre. Standardul de bază este în mare măsură consecvent în toate: ce ar fi făcut un angajator rezonabil și responsabil?
Riscurile cu care se confruntă efectiv angajații dumneavoastră
Înainte de a analiza ce trebuie să faceți, este util să înțelegeți împotriva a ce vă protejați.
Accidentele rutiere sunt principala cauză a deceselor nenaturale în rândul călătorilor de afaceri internaționali - nu criminalitatea, nu terorismul, nu dezastrele naturale. Datele CDC confirmă că accidentele de vehicule cu motor au reprezentat 28% din toate decesele nenaturale în rândul cetățenilor americani care lucrează sau călătoresc în străinătate în ultimii ani, ucigând 431 de americani în accidente rutiere în străinătate doar în 2017 și 2018. Modelul se menține pentru călătorii de toate naționalitățile. Angajatul dumneavoastră care vizitează clienți în Africa de Vest sau Asia de Sud se confruntă cu infrastructură rutieră, standarde de întreținere a vehiculelor și comportamente la volan categorisit diferite de cele din țara sa de origine.
Urgențele medicale sunt a doua categorie. Un eveniment cardiac într-un oraș cu îngrijire specializată limitată. O infecție tropicală contractată în timpul unei vizite pe teren. O accidentare care necesită evacuare către o țară cu facilități chirurgicale adecvate. Logistica răspunsului la o criză medicală gravă în străinătate poate fi complexă, costisitoare și critică din punct de vedere al timpului.
Riscurile de securitate - criminalitate, tulburări civile, răpire pentru răscumpărare, terorism - variază substanțial în funcție de destinație și de profilul călătorului. Un director executiv senior care vizitează clienți într-un sector de înalt profil are un profil de expunere diferit de cel al unui inginer junior într-o vizită de rutină pe șantier. Ambii merită evaluare.
Dezastrele naturale, defecțiunile infrastructurii și focarele de boli completează tabloul. Acestea nu sunt cazuri marginale exotice - sunt perturbările care au forțat în mod repetat companiile să activeze protocoale de urgență în ultimii ani.
Ce presupune în practică obligația de diligență pentru angajații care călătoresc în străinătate
Obligația legală se traduce într-un set de cerințe operaționale. Niciuna dintre acestea nu necesită un buget mare sau o echipă dedicată de securitate. Toate necesită o execuție consecventă.
Evaluarea riscurilor înainte de călătorie
Înainte de orice călătorie de afaceri, aveți nevoie de o evaluare structurată a riscurilor asociate cu acea călătorie specifică. Aceasta depășește verificarea unui cod de culori al unui aviz de călătorie guvernamental. O evaluare proporțională acoperă:
- Mediul destinației: nivelurile actuale de amenințare în ceea ce privește securitatea, sănătatea, siguranța rutieră și pericolele naturale
- Profilul călătorului: vulnerabilități relevante, inclusiv condiții de sănătate, experiență anterioară de călătorie, vizibilitate în sector și dacă acesta se prezintă ca o țintă de valoare mai mare
- Detaliile călătoriei: moduri de transport, cazare, activități planificate și călătorii ulterioare în interiorul țării
- Capacitatea de răspuns: ce sprijin local există dacă ceva merge prost
Evaluarea ar trebui documentată. O înregistrare scrisă a ceea ce ați luat în considerare și ați decis este o parte semnificativă a apărării dumneavoastră legale dacă un incident duce la litigii.
Briefinguri înainte de călătorie
Angajații au nevoie de o pregătire substanțială, nu doar de o confirmare de rezervare. Un briefing adecvat înainte de călătorie acoperă:
- Riscurile specifice relevante pentru destinația și activitățile lor
- Cerințele de sănătate: vaccinuri, medicamente, îndrumări privind siguranța alimentelor și a apei
- Protocoalele de securitate: ce să facă dacă sunt amenințați, cum să ajungă la serviciile locale de urgență și pe cine să contacteze în organizația dumneavoastră
- Acoperirea de asigurare: ce este și ce nu este acoperit, precum și pașii practici pentru a o accesa
- Programul de comunicare: momentul check-in-urilor, contactele de escaladare și ce se întâmplă dacă ratează un check-in
Profunzimea briefingului ar trebui să se potrivească cu nivelul de risc. O călătorie internă către un oraș stabil nu necesită o prezentare de securitate de o oră. O vizită într-o regiune post-conflict sau un mediu cu criminalitate ridicată, da.
Monitorizare și comunicare în timp real
Obligația dumneavoastră nu se termină când zborul decolează. Aveți nevoie de capacitatea de a:
- Ști, în orice moment, unde se află angajații dumneavoastră care călătoresc
- Trimite alerte relevante către ei dacă mediul de risc se schimbă în timpul călătoriei
- Ajunge rapid la ei într-o urgență - și ca ei să poată ajunge la dumneavoastră
Aceasta nu înseamnă supraveghere GPS a fiecărei mișcări. Înseamnă să aveți un sistem fiabil - fie un program manual de check-in, fie o platformă automatizată - care vă permite să țineți evidența oamenilor dumneavoastră și să îi contactați atunci când contează. Un angajat care ratează un check-in după o deteriorare bruscă a situației de securitate a destinației sale nu ar trebui să treacă neobservat ore întregi.
Sprijin de urgență și evacuare
Când ceva merge prost, viteza de răspuns contează atât pentru rezultatul angajatului dumneavoastră, cât și pentru poziția dumneavoastră legală. Sprijinul adecvat de urgență include:
- Acces 24/7 la un serviciu de răspuns care poate coordona asistența medicală și de securitate
- Capacitate de evacuare medicală - capacitatea de a muta un angajat grav bolnav sau rănit la îngrijire adecvată, ceea ce în multe regiuni înseamnă evacuare către o țară vecină
- Sprijin pentru repatriere odată ce angajatul poate călători
- Asistență legală și consulară dacă este necesar
Decalajul dintre organizațiile care au aceste capacități pregătite și cele care încearcă să le aranjeze în timpul unei crize nu este doar operațional - este diferența dintre o obligație de diligență apărabilă și una de neapărat.
Asigurare adecvată
Asigurarea corporativă standard de călătorie exclude în mod obișnuit acoperirile care contează cel mai mult într-o criză. O poliță concepută pentru zboruri întârziate și bagaje pierdute nu va acoperi o evacuare medicală dintr-o locație îndepărtată și nici nu va răspunde la o situație de răpire cu răscumpărare sau la un eveniment de violență politică.
Pentru angajații care călătoresc către destinații cu risc ridicat, trebuie să verificați că acoperirea dumneavoastră include:
- Evacuare medicală și repatriere fără excluderi pentru destinație
- Acoperire pentru riscuri malițioase: răpire și răscumpărare, terorism, violență politică și expuneri CBRN
- Costuri de răspuns la criză, nu doar compensații după fapt
Dacă polița dumneavoastră standard exclude o țară pe care angajatul dumneavoastră o vizitează, acest decalaj nu este doar o problemă comercială - este o dovadă a unei încălcări a obligației de diligență.
Consecințele unei abordări greșite
Răspunderea legală este cea mai directă consecință. Acțiunile civile pentru neglijență în urma unei vătămări grave sau a unui deces pot duce la acordarea de daune substanțiale. Cazul Dusek a demonstrat că angajatorii rămân expuși chiar și atunci când cauza proximă a prejudiciului a fost eșecul unei terțe părți. Răspunderea urmează previzibilitatea, nu structura contractuală.
Expunerea penală este reală. Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 înseamnă că organizațiile pot face obiectul urmăririi penale atunci când o defecțiune gravă de management cauzează un deces - și nu există o limită superioară pentru amendă.
Dincolo de sala de judecată, costurile financiare se extind și mai mult: răspunsul la criză și evacuarea sunt costisitoare, iar un incident de înalt profil are consecințe reputaționale care afectează recrutarea, relațiile cu clienții și parteneriatele operaționale.
Încrederea angajaților este mai greu de cuantificat, dar la fel de importantă. Călătorii frecvenți - angajații cel mai expuși riscului de călătorie - sunt adesea cei mai experimentați și mai valoroși din punct de vedere comercial. Ei sunt, de asemenea, cei mai predispuși să părăsească o organizație care demonstrează că nu își ia în serios siguranța.
Cum arată o politică bună de obligație de diligență
Un program robust de gestionare a riscurilor de călătorie nu trebuie să fie complicat. Trebuie să fie sistematic și aplicat consecvent.
ISO 31030:2021 este standardul internațional pentru gestionarea riscurilor de călătorie. Publicat de Organizația Internațională de Standardizare în septembrie 2021, oferă o abordare structurată care acoperă dezvoltarea politicilor, metodologia de evaluare a riscurilor, pregătirea înainte de călătorie, sprijinul în timpul călătoriei și revizuirea post-călătorie. Standardul este voluntar - niciun regulator nu vă va amenda pentru că nu îl respectați - dar este din ce în ce mai mult reperul pe care instanțele, asigurătorii și regulatorii îl folosesc pentru a evalua dacă obligația de diligență a unui angajator a fost adecvată.
O listă de verificare practică pentru orice organizație care trimite oameni în străinătate:
- Politică scrisă privind riscul de călătorie, revizuită cel puțin anual
- Proces de evaluare a riscurilor înainte de călătorie, documentat și scalat la nivelul de risc al destinației
- Proces de briefing al călătorului cu înregistrări
- Mijloace de monitorizare a locației călătorului și de menținere a comunicării bidirecționale
- Asistență de urgență 24/7, disponibilă în destinațiile pe care le vizitează oamenii dumneavoastră
- Acoperire de asigurare potrivită expunerii reale la risc, nu asigurare corporativă generică
- Revizuire post-incident pentru a extrage lecții și a actualiza procesele
Dacă puteți bifa aceste casete cu dovezi reale în spatele fiecăreia, organizația dumneavoastră este într-o poziție substanțial mai bună - legal și practic - decât majoritatea angajatorilor care trimit oameni în străinătate fără un program formal.
Pentru o analiză mai aprofundată a modului în care ISO 31030 se integrează în acest cadru, consultați ghidul nostru: Cum vă ajută ISO 31030 să vă îndepliniți obligația de diligență.
Cum vă ajută HAAVYN
HAAVYN a fost construit în jurul realităților operaționale ale obligației de diligență a angajatorului. Platforma combină informații despre amenințări în timp real care acoperă peste 220 de țări din peste 1.200 de surse monitorizate, urmărirea călătorilor cu comunicare bidirecțională și check-in-uri automate, asistență de urgență 24/7 cu telemedicină și coordonarea evacuării medicale, precum și asigurare integrată pentru riscuri malițioase care acoperă răpirea cu răscumpărare, terorismul, violența politică și incidentele CBRN.
Pentru managerii de resurse umane, managerii de călătorii și directorii de companii care trebuie să demonstreze un program apărabil de obligație de diligență și să răspundă eficient atunci când se întâmplă ceva, HAAVYN oferă atât instrumentele, cât și traseul de audit care contează sub examinare.
Pentru a vedea cum se potrivește organizației dumneavoastră, discutați cu echipa HAAVYN.
Întrebări frecvente
Ce este obligația de diligență a angajatorului pentru călătoriile de afaceri?
Obligația de diligență a angajatorului pentru călătoriile de afaceri este obligația legală și etică de a lua măsuri rezonabile pentru a proteja angajații de prejudicii previzibile în timpul călătoriilor legate de muncă. Aceasta cere angajatorilor să evalueze riscurile înainte de călătorie, să informeze angajații despre aceste riscuri și protocoalele relevante, să mențină contactul în timpul călătoriei și să ofere sprijin eficient de urgență atunci când lucrurile merg prost. Obligația se aplică indiferent de destinație și se extinde la prejudiciile cauzate de terțe părți atunci când angajatorul ar fi putut identifica în mod rezonabil riscul în avans.
Se aplică obligația de diligență din Marea Britanie angajaților care călătoresc în străinătate?
Da. Health and Safety at Work etc. Act 1974 se aplică angajaților care călătoresc în numele angajatorului lor, indiferent de destinație. Obligațiile de drept comun stabilite în cazuri care datează din 1937 urmează angajaților oriunde călătoresc pentru muncă. Instanțele din Marea Britanie au stabilit în mod constant că angajatorii sunt răspunzători pentru incidente care au loc în străinătate atunci când angajatorul nu a luat măsuri de precauție rezonabile - inclusiv în cazuri în care cauza proximă a prejudiciului a fost eșecul unui antreprenor terț, nu acțiunea directă a angajatorului.
Care sunt obligațiile specifice ale unui angajator pentru călătoriile de afaceri internaționale?
Obligațiile de bază includ: efectuarea unei evaluări a riscurilor proporționale cu destinația și profilul călătorului înainte de fiecare călătorie; informarea angajaților despre riscurile relevante și protocoalele de urgență; menținerea capacității de a contacta angajații și de a răspunde în timpul călătoriei; asigurarea accesului la asistență de urgență 24/7; și asigurarea că acoperirea de asigurare este adecvată pentru mediul de risc. Cadrul legal precis variază în funcție de jurisdicție, dar standardul de bază este consecvent: ce ar fi făcut un angajator competent și responsabil?
Ce se întâmplă dacă un angajator își încalcă obligația de diligență față de un călător de afaceri?
Consecințele variază de la acțiuni civile pentru neglijență - care pot duce la acordarea de daune semnificative - până la urmărirea penală în temeiul Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 în cele mai grave cazuri, care presupune amenzi nelimitate. Dincolo de răspunderea legală, eșecurile pot duce la complicații de asigurare, daune reputaționale și prejudicii durabile asupra încrederii angajaților. Instanțele au stabilit clar că asigurarea corporativă standard de călătorie și absența unui program formal de risc nu sunt apărări adecvate.
Ce este ISO 31030 și se aplică organizației mele?
ISO 31030 este standardul internațional pentru gestionarea riscurilor de călătorie, publicat în septembrie 2021. Nu este obligatoriu din punct de vedere legal, dar oferă cadrul folosit din ce în ce mai mult de instanțe, asigurători și regulatori ca reper pentru ceea ce înseamnă o obligație de diligență rezonabilă și proporțională a angajatorului. Orice organizație care trimite în mod regulat angajați în străinătate ar trebui cel puțin să înțeleagă standardul și să își evalueze programul actual în raport cu acesta. Consultați ghidul nostru detaliat ISO 31030 pentru o analiză completă.
