Che cos'è il dovere di diligenza del datore di lavoro per i viaggi di lavoro?

Quattordici persone morirono sulle montagne delle Ande in Perù quando un elicottero noleggiato si schiantò nel 2016. Tra loro c’era Tomas Dusek, un banchiere d’investimento inviato nella regione dal suo datore di lavoro londinese, StormHarbour Securities LLP, per contribuire a garantire i finanziamenti per un progetto idroelettrico.

La difesa di StormHarbour fu semplice: l’elicottero era stato noleggiato dai loro clienti peruviani da un operatore locale con licenza valida. Non il nostro pilota. Non il nostro aeromobile. Non un nostro problema.

La Corte d’Appello non fu d’accordo.

Il Giudice Hamblen stabilì che StormHarbour aveva violato il proprio dovere di diligenza non avendo organizzato una valutazione del rischio prima del volo, una valutazione che avrebbe evidenziato le cattive condizioni meteorologiche, un aeromobile sovraccarico e un equipaggio che violava le normative peruviane sui tempi di riposo. Il caso - Dusek v StormHarbour Securities LLP [2016] EWCA Civ 604 - è ora un punto di riferimento fondamentale per come i tribunali britannici considerano il dovere di diligenza del datore di lavoro per i viaggi di lavoro.

La lezione non è che i datori di lavoro debbano eliminare ogni rischio. La lezione è più semplice e più impegnativa: se un rischio era prevedibile e non hai fatto nulla al riguardo, risponderai delle conseguenze.

Cosa significa realmente “dovere di diligenza” per i viaggi di lavoro

Il dovere di diligenza è l’obbligo legale di adottare misure ragionevoli per proteggere le persone da danni prevedibili. Per i datori di lavoro, questo obbligo si applica ai propri dipendenti mentre svolgono attività lavorative, inclusi i casi in cui tali attività li portano all’estero.

L’espressione “danno prevedibile” è ciò che fa la parte più importante del lavoro qui. I tribunali non si aspettano che i datori di lavoro anticipino ogni eventuale inconveniente. Si aspettano che i datori di lavoro si chiedano: considerando ciò che sappiamo su questa destinazione, questo viaggio e questo dipendente, quali rischi dovremmo conoscere e cosa dovremmo fare al riguardo?

A questa domanda bisogna rispondere prima di ogni viaggio di lavoro. Non solo per quelli ad alto rischio. Non solo quando qualcuno viaggia verso una zona di conflitto attivo. Ogni viaggio, perché gli infortuni accadono anche nei paesi stabili, le malattie colpiscono anche nelle grandi città e gli incidenti stradali uccidono più viaggiatori d’affari di quanto abbia mai fatto il terrorismo.

Il dovere di diligenza del datore di lavoro per i viaggi di lavoro copre l’intero ciclo di vita di un viaggio: dalla decisione di inviare qualcuno all’estero fino al suo ritorno sicuro. Include ciò che accade prima della partenza, durante il viaggio e nella risposta quando qualcosa va storto.

Da dove deriva l’obbligo legale

Le radici legali del dovere di diligenza sono più profonde di quanto la maggior parte dei datori di lavoro creda.

Il common law ha gettato le fondamenta. Il caso del 1937 Wilson & Clyde Coal Company Limited v English [1937] 3 All ER 638 ha confermato che ogni datore di lavoro ha quattro doveri irriducibili verso i propri dipendenti:

• Fornire un luogo di lavoro sicuro
• Fornire un sistema di lavoro sicuro
• Fornire attrezzature sicure
• Impiegare colleghi competenti

Questi doveri non possono essere esternalizzati o delegati. Un datore di lavoro che affida un compito a terzi non trasferisce il proprio dovere di diligenza insieme al contratto. È esattamente per questo che StormHarbour è stata ritenuta responsabile nonostante il fatto che una società di charter peruviana operasse l’elicottero.

Il livello normativo

Il common law è rafforzato dalla legislazione. Il più significativo atto normativo del Regno Unito è l’Health and Safety at Work etc. Act 1974, che impone a ogni datore di lavoro l’obbligo di garantire, “per quanto ragionevolmente praticabile”, la salute, la sicurezza e il benessere di tutti i propri dipendenti. La Sezione 2 richiede ai datori di lavoro di fornire informazioni, istruzioni, formazione e supervisione necessarie per garantire salute e sicurezza sul lavoro.

La legge non include un limite geografico. Quel dovere viaggia con il tuo dipendente a Nairobi, Manila o Città del Messico.

Il Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 ha alzato notevolmente la posta in gioco. Un’azienda ora può affrontare un’azione penale, non solo una responsabilità civile, se una negligenza grave nella gestione delle proprie attività causa un decesso. Le sanzioni includono multe illimitate e ordini correttivi obbligatori. Anche singoli amministratori e dirigenti possono incorrere in responsabilità personale ai sensi della normativa sulla salute e sicurezza se le loro decisioni hanno contribuito al fallimento.

Obblighi in altre giurisdizioni

Il quadro normativo del Regno Unito è relativamente ben definito, ma i datori di lavoro con forza lavoro internazionalmente mobile affrontano obblighi aggiuntivi:

• Unione Europea: la responsabilità aziendale per la mancata salvaguardia della salute dei dipendenti può sorgere anche quando il danno si verifica all’estero, con regole che variano da stato membro a stato membro
• Stati Uniti: la General Duty Clause dell’OSHA richiede ai datori di lavoro di fornire un luogo di lavoro privo di pericoli riconosciuti che possano causare danni gravi; la giurisprudenza ha esteso questo obbligo alle situazioni di viaggio internazionale
• Australia: il Work Health and Safety Act impone obblighi alle imprese che coprono i lavoratori indipendentemente dalla loro ubicazione
• Canada: la legislazione provinciale sulla salute e sicurezza sul lavoro si estende ai lavoratori in viaggio

Se la tua organizzazione opera in più giurisdizioni, è probabile che tu sia soggetto a più di uno di questi quadri normativi contemporaneamente. Lo standard sottostante è sostanzialmente coerente in tutti: cosa avrebbe fatto un datore di lavoro ragionevole e responsabile?

I rischi che i tuoi dipendenti affrontano realmente

Prima di esaminare cosa devi fare, è utile capire contro cosa ti stai proteggendo.

Gli incidenti stradali sono la principale causa di morte non naturale tra i viaggiatori d’affari internazionali, non la criminalità, non il terrorismo, non i disastri naturali. I dati del CDC confermano che gli incidenti automobilistici hanno rappresentato il 28% di tutti i decessi non naturali tra i cittadini statunitensi che lavoravano o viaggiavano all’estero negli ultimi anni, uccidendo 431 americani in incidenti stradali all’estero solo nel 2017 e 2018. Il dato vale per i viaggiatori di tutte le nazionalità. Il tuo dipendente che visita clienti in Africa occidentale o in Asia meridionale affronta infrastrutture stradali, standard di manutenzione dei veicoli e comportamenti di guida categoricamente diversi dal suo paese d’origine.

Le emergenze mediche sono la seconda categoria. Un evento cardiaco in una città con assistenza specialistica limitata. Un’infezione tropicale contratta durante una visita sul campo. Un infortunio che richiede l’evacuazione in un paese con strutture chirurgiche adeguate. La logistica per rispondere a una grave crisi medica all’estero può essere complessa, costosa e critica in termini di tempo.

I rischi per la sicurezza - criminalità, disordini civili, rapimento a scopo di estorsione, terrorismo - variano notevolmente in base alla destinazione e al profilo del viaggiatore. Un dirigente senior che visita clienti in un settore ad alta visibilità ha un profilo di esposizione diverso da un ingegnere junior in una visita di routine in cantiere. Entrambi meritano una valutazione.

Disastri naturali, guasti alle infrastrutture ed epidemie completano il quadro. Questi non sono casi limite esotici, sono le interruzioni che negli ultimi anni hanno ripetutamente costretto le aziende ad attivare protocolli di emergenza.

Cosa richiede in pratica il dovere di diligenza per i dipendenti che viaggiano all’estero

L’obbligo legale si traduce in una serie di requisiti operativi. Nessuno di questi richiede un grande budget o un team di sicurezza dedicato. Tutti richiedono un’esecuzione coerente.

Valutazione del rischio pre-viaggio

Prima di qualsiasi viaggio di lavoro, è necessaria una valutazione strutturata dei rischi associati a quel viaggio specifico. Questo va oltre il controllo del codice colore di un avviso di viaggio governativo. Una valutazione proporzionata copre:

• Ambiente della destinazione: livelli di minaccia attuali in termini di sicurezza, salute, sicurezza stradale e pericoli naturali
• Profilo del viaggiatore: vulnerabilità rilevanti, incluse condizioni di salute, esperienza di viaggio precedente, visibilità del settore e se rappresenta un bersaglio di maggior valore
• Dettagli del viaggio: modalità di trasporto, alloggio, attività pianificate e viaggi successivi all’interno del paese
• Capacità di risposta: quale supporto locale esiste se qualcosa va storto

La valutazione dovrebbe essere documentata. Una registrazione scritta di ciò che hai considerato e deciso è una parte significativa della tua difesa legale se un incidente porta a un contenzioso.

Briefing pre-viaggio

I dipendenti hanno bisogno di una preparazione sostanziale, non solo di una conferma di prenotazione. Un briefing pre-viaggio adeguato copre:

• I rischi specifici rilevanti per la loro destinazione e le loro attività
• Requisiti sanitari: vaccinazioni, farmaci, indicazioni sulla sicurezza di cibo e acqua
• Protocolli di sicurezza: cosa fare se minacciati, come contattare i servizi di emergenza locali e chi contattare nella tua organizzazione
• Copertura assicurativa: cosa è e cosa non è coperto, e i passi pratici per accedervi
• Programma di comunicazione: tempi di check-in, contatti di escalation e cosa succede se non effettuano un check-in

La profondità del briefing dovrebbe corrispondere al livello di rischio. Un viaggio nazionale verso una città stabile non richiede una presentazione sulla sicurezza di un’ora. Una visita in una regione post-conflitto o in un ambiente ad alta criminalità sì.

Monitoraggio in tempo reale e comunicazioni

Il tuo obbligo non termina quando il volo parte. Devi avere la capacità di:

• Sapere, in qualsiasi momento, dove si trovano i tuoi dipendenti in viaggio
• Inviare loro avvisi pertinenti se l’ambiente di rischio cambia durante il viaggio
• Raggiungerli rapidamente in caso di emergenza, e far sì che possano raggiungere te

Questo non significa sorveglianza GPS di ogni movimento. Significa avere un sistema affidabile - che sia un programma di check-in manuale o una piattaforma automatizzata - che ti permetta di rendere conto delle tue persone e contattarle quando conta. Un dipendente che non effettua un check-in dopo un improvviso deterioramento della situazione di sicurezza nella sua destinazione non dovrebbe passare inosservato per ore.

Supporto di emergenza ed evacuazione

Quando qualcosa va storto, la velocità di risposta conta sia per l’esito del tuo dipendente sia per la tua posizione legale. Un supporto di emergenza adeguato include:

• Accesso 24/7 a un servizio di risposta in grado di coordinare assistenza medica e di sicurezza
• Capacità di evacuazione medica - la capacità di trasferire un dipendente gravemente malato o ferito verso cure appropriate, che in molte regioni significa evacuazione in un paese vicino
• Supporto per il rimpatrio una volta che il dipendente può viaggiare
• Assistenza legale e consolare se necessaria

Il divario tra le organizzazioni che hanno queste capacità pronte e quelle che cercano di organizzarle durante una crisi non è solo operativo, è la differenza tra un dovere di diligenza difendibile e uno indifendibile.

Assicurazione adeguata

L’assicurazione di viaggio aziendale standard esclude regolarmente le coperture che contano di più in una crisi. Una polizza progettata per voli in ritardo e bagagli smarriti non coprirà un’evacuazione medica da una località remota, né risponderà a una situazione di rapimento ed estorsione o a un evento di violenza politica.

Per i dipendenti che viaggiano verso destinazioni a rischio elevato, devi verificare che la tua copertura includa:

• Evacuazione medica e rimpatrio senza esclusioni per la destinazione
• Copertura per rischi dolosi: rapimento ed estorsione, terrorismo, violenza politica ed esposizioni CBRN
• Costi di risposta alla crisi, non solo risarcimento a posteriori

Se la tua polizza standard esclude un paese che il tuo dipendente sta visitando, quel vuoto non è solo un problema commerciale, è una prova di un fallimento del dovere di diligenza.

Le conseguenze di sbagliare

La responsabilità legale è la conseguenza più diretta. Le cause civili per negligenza dopo un infortunio grave o un decesso possono comportare ingenti risarcimenti danni. Il caso Dusek ha dimostrato che i datori di lavoro rimangono esposti anche quando la causa prossima del danno è stato il fallimento di una terza parte. La responsabilità segue la prevedibilità, non la struttura contrattuale.

L’esposizione penale è reale. Il Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 significa che le organizzazioni possono affrontare un’azione penale quando un fallimento gestionale grave causa un decesso, e non c’è un limite massimo alla multa.

Oltre all’aula di tribunale, i costi finanziari si estendono ulteriormente: la risposta alla crisi e l’evacuazione sono costose, e un incidente ad alta visibilità comporta conseguenze reputazionali che influenzano reclutamento, relazioni con i clienti e partnership operative.

La fiducia dei dipendenti è più difficile da quantificare ma ugualmente importante. I viaggiatori frequenti - i dipendenti più esposti al rischio di viaggio - sono spesso le tue persone più esperte e commercialmente più preziose. Sono anche i più propensi a lasciare un’organizzazione che dimostra di non prendere sul serio la loro sicurezza.

Come appare una buona politica di dovere di diligenza

Un programma robusto di gestione del rischio di viaggio non deve essere complicato. Deve essere sistematico e applicato in modo coerente.

ISO 31030:2021 è lo standard internazionale per la gestione del rischio di viaggio. Pubblicato dall’Organizzazione Internazionale per la Normazione nel settembre 2021, fornisce un approccio strutturato che copre lo sviluppo delle politiche, la metodologia di valutazione del rischio, la preparazione pre-viaggio, il supporto durante il viaggio e la revisione post-viaggio. Lo standard è volontario - nessun regolatore ti multerà per non averlo seguito - ma è sempre più il parametro di riferimento che tribunali, assicuratori e regolatori usano per valutare se il dovere di diligenza di un datore di lavoro fosse adeguato.

Una checklist pratica per qualsiasi organizzazione che invia persone all’estero:

• Politica scritta sul rischio di viaggio, revisionata almeno annualmente
• Processo di valutazione del rischio pre-viaggio, documentato e proporzionato al livello di rischio della destinazione
• Processo di briefing del viaggiatore con registrazioni
• Mezzi per monitorare la posizione dei viaggiatori e mantenere comunicazioni bidirezionali
• Assistenza di emergenza 24/7, disponibile nelle destinazioni che le tue persone visitano
• Copertura assicurativa commisurata all’esposizione al rischio effettiva, non assicurazione aziendale generica
• Revisione post-incidente per raccogliere lezioni e aggiornare i processi

Se riesci a spuntare queste caselle con prove concrete dietro ciascuna, la tua organizzazione è in una posizione sostanzialmente più forte - legalmente e praticamente - rispetto alla maggior parte dei datori di lavoro che inviano persone all’estero senza un programma formale.

Per un approfondimento su come ISO 31030 si inserisce in questo quadro, consulta la nostra guida: Come ISO 31030 ti aiuta a soddisfare il tuo dovere di diligenza.

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Domande frequenti

Che cos’è il dovere di diligenza del datore di lavoro per i viaggi di lavoro?

Il dovere di diligenza del datore di lavoro per i viaggi di lavoro è l’obbligo legale ed etico di adottare misure ragionevoli per proteggere i dipendenti da danni prevedibili durante i viaggi legati al lavoro. Richiede ai datori di lavoro di valutare i rischi prima del viaggio, informare i dipendenti su tali rischi e sui protocolli pertinenti, mantenere i contatti durante il viaggio e fornire un supporto di emergenza efficace quando le cose vanno male. Il dovere si applica indipendentemente dalla destinazione e si estende ai danni causati da terzi quando il datore di lavoro avrebbe potuto ragionevolmente identificare il rischio in anticipo.

Il dovere di diligenza del Regno Unito si applica ai dipendenti che viaggiano all’estero?

Sì. L’Health and Safety at Work etc. Act 1974 si applica ai dipendenti che viaggiano per conto del loro datore di lavoro indipendentemente dalla destinazione. I doveri di common law stabiliti in casi risalenti al 1937 seguono i dipendenti ovunque viaggino per lavoro. I tribunali britannici hanno costantemente ritenuto i datori di lavoro responsabili per incidenti verificatisi all’estero quando il datore di lavoro non ha adottato precauzioni ragionevoli - inclusi i casi in cui la causa prossima del danno è stato il fallimento di un appaltatore terzo, non l’azione diretta del datore di lavoro.

Quali sono gli obblighi specifici di un datore di lavoro per i viaggi di lavoro internazionali?

Gli obblighi principali includono: condurre una valutazione del rischio proporzionata alla destinazione e al profilo del viaggiatore prima di ogni viaggio; informare i dipendenti sui rischi rilevanti e sui protocolli di emergenza; mantenere la capacità di contattare i dipendenti e rispondere durante il viaggio; fornire accesso all’assistenza di emergenza 24/7; e garantire che la copertura assicurativa sia adeguata all’ambiente di rischio. Il quadro giuridico preciso varia a seconda della giurisdizione, ma lo standard sottostante è coerente: cosa avrebbe fatto un datore di lavoro competente e responsabile?

Cosa succede se un datore di lavoro non adempie al proprio dovere di diligenza per un viaggiatore d’affari?

Le conseguenze vanno dalle cause civili per negligenza - che possono comportare ingenti risarcimenti danni - all’azione penale ai sensi del Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 nei casi più gravi, che prevede multe illimitate. Oltre alla responsabilità legale, i fallimenti possono comportare complicazioni assicurative, danni reputazionali e un danno duraturo alla fiducia dei dipendenti. I tribunali hanno chiarito che l’assicurazione di viaggio aziendale standard e l’assenza di un programma di rischio formale non sono difese adeguate.

Che cos’è ISO 31030 e si applica alla mia organizzazione?

ISO 31030 è lo standard internazionale per la gestione del rischio di viaggio, pubblicato nel settembre 2021. Non è legalmente obbligatorio, ma fornisce il quadro di riferimento sempre più utilizzato da tribunali, assicuratori e regolatori come parametro di riferimento per ciò che costituisce un dovere di diligenza del datore di lavoro ragionevole e proporzionato. Qualsiasi organizzazione che invia regolarmente dipendenti all’estero dovrebbe come minimo comprendere lo standard e valutare il proprio programma attuale rispetto ad esso. Consulta la nostra guida dettagliata su ISO 31030 per un’analisi completa.

Gli obblighi di dovere di diligenza si estendono a appaltatori e lavoratori temporanei?

Questo è un settore in evoluzione, ma la tendenza nella giurisprudenza è chiara: il test legale valuta se un dovere di diligenza esisteva nella pratica, non solo nel contratto. Le organizzazioni che dirigono il lavoro di appaltatori in ambienti ad alto rischio - determinando dove vanno, quando viaggiano e quali attività svolgono - possono avere obblighi che vanno oltre i loro rapporti di lavoro formali. Il caso Dusek dimostra che anche quando il danno è causato da un operatore terzo, il datore di lavoro principale può rimanere responsabile se il rischio era prevedibile e non ha adottato misure ragionevoli per mitigarlo.