Obowiązek opieki nad pracownikami zdalnymi i cyfrowymi nomadami

Twój pracownik wysyła Ci wiadomość na Slacku z przestrzeni coworkingowej w Chiang Mai. WiFi działa szybko, zadania są realizowane, a Twój zespół polubił elastyczność. Nagle ona zostaje wciągnięta w zamieszki na ulicy i zdajesz sobie sprawę z zimnym dreszczem: czy Twoja firma ma jakikolwiek obowiązek jej pomóc? Czy jest objęta Waszym grupowym planem zdrowotnym? Czy Wasze ubezpieczenie korporacyjne w ogóle wie, że ona jest w Tajlandii?

To nie są przypadki marginalne. Firma MBO Partners ustaliła, że w 2025 roku 11,2 miliona Amerykanów zatrudnionych na tradycyjnych umowach pracowało jako cyfrowi nomadzi – to wzrost o 10% w porównaniu z poprzednim rokiem. Spośród 40 milionów pracowników zdalnych na całym świecie, znaczna część pracuje z krajów, których ich pracodawcy nigdy formalnie nie zatwierdzili. Większość z tych pracodawców nie ma żadnej polityki obejmującej sytuacje, gdy coś pójdzie nie tak.

Kluczowe pytanie, które teraz zadają działy HR i radcy prawni, brzmi: czy obowiązek opieki nad pracownikiem zdalnym rozciąga się na osoby, które pracują, gdzie im się podoba? Odpowiedź brzmi: tak – z istotnymi niuansami prawnymi zależnymi od jurysdykcji. Ten wpis wyjaśnia, co właściwie mówi prawo, gdzie znajdują się luki w ubezpieczeniach i jak wygląda polityka pracy z dowolnego miejsca, którą można obronić.

Czy obowiązek opieki dotyczy pracowników zdalnych? Krótka odpowiedź

Tak. Konsensus prawny w Wielkiej Brytanii, UE, USA i Kanadzie jest taki, że obowiązki opieki wynikające ze stosunku pracy nie znikają, ponieważ ktoś pracuje z innej lokalizacji geograficznej. Relacja pracodawca–pracownik – oraz obowiązki w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa, które się z nią wiążą – podróżują wraz z pracownikiem.

Zmienia się to, jak wypełniasz te obowiązki, co możesz w rozsądny sposób kontrolować lub nadzorować oraz które przepisy mają zastosowanie, gdy w grę wchodzi wiele jurysdykcji.

Pracodawcy, którzy zakładają, że kultura pracy zdalnej lub polityka „nie narzucamy, gdzie pracujesz” eliminuje ich odpowiedzialność prawną, podejmują ryzyko, którego prawdopodobnie nie wycenili.

Co mówi prawo w poszczególnych jurysdykcjach

Wielka Brytania

Zgodnie z sekcjami 2 i 3 ustawy Health and Safety at Work etc. Act 1974, brytyjscy pracodawcy są zobowiązani do zrobienia wszystkiego, co jest „racjonalnie wykonalne”, aby chronić zdrowie, bezpieczeństwo i dobrostan swoich pracowników – niezależnie od tego, gdzie ci pracownicy pracują. Rozporządzenie Management of Health and Safety at Work Regulations 1999 dodaje szczególny wymóg przeprowadzania ocen ryzyka obejmujących wszystkie działania zawodowe, w tym ustalenia dotyczące pracy zdalnej i zagranicznej.

Brytyjska ustawa Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 również ma tu znaczenie. Jeśli rażące zaniedbanie ze strony kadry kierowniczej wyższego szczebla przyczyni się do śmierci pracownika – w tym za granicą – organizacja może stanąć przed sądem karnym. To nie jest ryzyko teoretyczne: ustawa była stosowana w sprawach dotyczących międzynarodowych kontrahentów.

W praktyce oznacza to, że brytyjscy pracodawcy muszą oceniać ryzyko związane z pracą zdalną za granicą i podejmować rozsądne kroki w celu jego ograniczenia. Nie możesz podpisać ogólnej polityki „pracuj skąd chcesz”, a następnie twierdzić, że nie miałeś obowiązku opieki, gdy pracownik wymagał ewakuacji z kraju objętego zamieszkami.

Unia Europejska

Dyrektywa ramowa 89/391/EWG UE ustanawia podstawowe obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy we wszystkich państwach członkowskich. Co kluczowe dla pracy zdalnej, Europejskie porozumienie ramowe w sprawie telepracy z 2002 r. wprost stwierdza, że „pracodawca jest odpowiedzialny za ochronę zdrowia i bezpieczeństwa zawodowego telepracownika zgodnie z dyrektywą 89/391 i odpowiednimi dyrektywami szczegółowymi”.

Porozumienie zobowiązuje pracodawców do zapewnienia telepracownikom odpowiedniego wsparcia technicznego, informowania ich o odpowiednich zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz podejmowania kroków zapobiegających izolacji. Kilka państw członkowskich UE przyjęło od tego czasu własne przepisy dotyczące pracy zdalnej wdrażające te standardy – wśród nich Niemcy, Francja, Hiszpania, Włochy i Portugalia.

Portugalska wiza dla cyfrowych nomadów (D8, uruchomiona w 2022 r.) faktycznie sformalizowała ścieżkę umożliwiającą pracownikom zdalnym legalne życie i pracę w Portugalii. Hiszpańska wiza dla cyfrowych nomadów poszła w jej ślady. Włochy uruchomiły własną w kwietniu 2024 r. Istnienie tych legalnych struktur wizowych oznacza, że pracownicy zdalni mogą być „oficjalni” w danym kraju – a obowiązki opieki ich pracodawców są odpowiednio jasne.

Stany Zjednoczone

Klauzula ogólnego obowiązku OSHA (sekcja 5(a)(1) ustawy OSH Act z 1970 r.) wymaga od pracodawców zapewnienia miejsca pracy „wolnego od uznanych zagrożeń, które powodują lub mogą powodować śmierć lub poważne obrażenia fizyczne”. Jurysdykcja egzekwowania OSHA nie wykracza poza granice USA – ale nie oznacza to, że amerykańscy pracodawcy są wolni od odpowiedzialności za pracowników poszkodowanych za granicą.

Amerykańskie prawo deliktowe (common law) dotyczące zaniedbań ma zastosowanie. Jeśli pracodawca wiedział lub powinien był wiedzieć, że pracownik pracuje w niebezpiecznej lokalizacji, nie ocenił ryzyka, nie zapewnił odpowiedniego wsparcia, a pracownik w rezultacie doznał szkody, pracodawca ponosi odpowiedzialność cywilną. Sądy uznawały pracodawców za odpowiedzialnych w sprawach o szkody wyrządzone pracownikom za granicą właśnie na podstawie zaniedbania, ponieważ brak egzekwowania przepisów przez OSHA nie pozbawia pracowników prawa do pozwania.

Ubezpieczenie od następstw wypadków przy pracy (workers’ compensation) również komplikuje obraz. Niemal każdy stan USA wymaga ubezpieczenia pracowniczego dla wszystkich pracowników, w tym pracowników zdalnych – ale polisy krajowe często wykluczają pracę wykonywaną poza granicami kraju. Pracownik poszkodowany w Medellín może odkryć, że nie ma ochrony z tytułu workers’ compensation, co naraża pracodawcę na bezpośrednie roszczenie o odszkodowanie za obrażenia ciała.

Kanada

Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w Kanadzie są administrowane na poziomie prowincji. Ustawa Ontario Occupational Health and Safety Act (OHSA) definiuje „miejsce pracy” szeroko jako „każdy grunt, lokal, miejsce lub rzecz, na którym, przy którym, w którym lub w pobliżu którego pracownik pracuje”. Odległe lokalizacje – w tym zagraniczne – mogą wchodzić w zakres tej definicji.

28 października 2024 r. ustawa Bill 190, Working for Workers Five Act, otrzymała zgodę królewską w Ontario. Nowelizacje znacznie rozszerzają obowiązki pracodawców wobec pracowników zdalnych, w tym wymóg posiadania pisemnej polityki bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracy zdalnej oraz zapewnienia, że pracownicy są świadomi procedur awaryjnych niezależnie od miejsca pracy.

Transgraniczna złożoność dodaje kolejną warstwę: jeśli kanadyjski pracownik pracuje zdalnie z innej jurysdykcji, kanadyjskie obowiązki opieki wynikające z common law mogą nadal mieć zastosowanie, nawet jeśli lokalne przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy są niejasne. Najbezpieczniejsza interpretacja dla pracodawców to założenie, że obowiązek podąża za pracownikiem.

Praca zdalna to nie to samo co podróż służbowa – i to ma znaczenie

Tradycyjne programy obowiązku opieki zostały zbudowane z myślą o jasnym scenariuszu: pracownik podróżuje w sprawach firmowych, przebywa przez określony czas i wraca. Profil ryzyka jest znany. Ubezpieczenie podróżne obejmuje wyjazd. Kontakty awaryjne są ustalone z góry.

Praca zdalna – a zwłaszcza układ cyfrowych nomadów – łamie prawie każde z tych założeń.

Lokalizacja jest często nieznana lub niezatwierdzona. Pracownicy mogą przemieszczać się między krajami, przedłużać pobyty lub pracować z miejsc, których pracodawcy nigdy nie przewidzieli. Wiele firm nie ma procesu wstępnej zgody na wyjazd dla pracowników zdalnych, a zatem nie ma wglądu w to, gdzie ich ludzie faktycznie przebywają danego dnia.

Czas trwania jest otwarty. Podróżny służbowy spędzający dwa tygodnie w Singapurze to co innego niż pracownik zdalny mieszkający w Singapurze przez trzy miesiące. Polisy ubezpieczeniowe, warunki wizowe, zasady rezydencji podatkowej i obowiązki socjalne zmieniają się wraz z długością pobytu.

Rozróżnienie między pracą z domu a pracą z zagranicy ma znaczenie prawne. Pracownik pracujący zdalnie z kraju ojczystego znajduje się w innej kategorii ryzyka niż osoba pracująca z kraju, w którym trwają zamieszki, występują endemiczne zagrożenia zdrowotne lub słaba infrastruktura ratunkowa. Większość polityk pracy zdalnej nie rozróżnia tych sytuacji.

Obowiązki psychologiczne i socjalne również są inne. Pracownicy zdalni – zwłaszcza ci pracujący w izolacji w wielu strefach czasowych – są w grupie podwyższonego ryzyka wypalenia zawodowego, pogorszenia zdrowia psychicznego i braku dostępu do wsparcia medycyny pracy. Przepisy Porozumienia UE w sprawie telepracy dotyczące izolacji są celowo sformułowane; to udokumentowane ryzyko zawodowe, a nie miękka troska.

Luka ubezpieczeniowa, której nikt nie audytuje

To właśnie tutaj wiele firm się potyka. Standardowe korporacyjne ubezpieczenie podróżne jest zwykle pisane pod podróże służbowe – definiowane jako podróż w celu spotkania z klientem, udziału w konferencji lub wizyty w biurze firmy. Gdy pracownik pracuje zdalnie z zagranicy, nie jest to podróż służbowa w sensie ubezpieczeniowym. Wiele polis wprost wyklucza ochronę dla pracowników, którzy „przebywają” w obcym kraju lub są tam z przyczyn niezwiązanych z pracą.

Twój pracownik pracujący z Lizbony przez trzy miesiące na wizie turystycznej – a nawet na wizie dla cyfrowych nomadów – może nie mieć żadnej ochrony w ramach Waszej korporacyjnej polisy podróżnej. Jeśli będzie potrzebował medycznej ewakuacji ratunkowej, hospitalizacji lub wsparcia po incydencie bezpieczeństwa, roszczenie może zostać odrzucone.

Grupowe plany zdrowotne mają podobne luki. Krajowe ubezpieczenie zdrowotne sponsorowane przez pracodawcę w Wielkiej Brytanii i USA jest zwykle zaprojektowane pod leczenie w kraju. Opieka ratunkowa za granicą może być objęta w ograniczonym zakresie, ale rutynowa opieka za granicą, ciągłość recept i wsparcie zdrowia psychicznego ponad granicami często nie są.

W rezultacie: pracownik w prawdziwym nagłym wypadku może odkryć, że ubezpieczenie pracodawcy go nie obejmuje – i może następnie próbować odzyskać koszty, składając przeciwko pracodawcy roszczenie o odszkodowanie za zaniedbanie.

Przegląd stosu ubezpieczeń w odniesieniu do faktycznych danych o lokalizacji pracowników to nie kwestia zgodności dla zasady. To zarządzanie ryzykiem.

Co właściwie obejmuje dobra polityka pracy z dowolnego miejsca

Polityka, która chroni zarówno Twoich pracowników, jak i Twoją organizację, powinna uwzględniać następujące elementy:

Zatwierdzone i zabronione lokalizacje. Nie każde miejsce jest rozsądną lokalizacją do pracy zdalnej. Kraje objęte ostrzeżeniem poziomu 4 „Nie podróżować”, strefy aktywnego konfliktu lub destynacje z nieodpowiednią infrastrukturą opieki zdrowotnej powinny wymagać wyraźnej zgody lub być całkowicie zabronione. Twoja polityka powinna to jasno określać.

Wcześniejsze powiadomienie i śledzenie lokalizacji. Pracownicy powinni być zobowiązani do powiadomienia HR lub swojego menedżera przed rozpoczęciem pracy w nowym kraju. To nie jest inwigilacja – to minimum informacji potrzebnych do zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej. Wiele platform do zarządzania ryzykiem podróży może to zautomatyzować dzięki samodzielnemu zameldowaniu pracownika.

Potwierdzenie ubezpieczenia. Zanim pracownik zacznie pracować z zagranicznej lokalizacji na dłużej niż krótki okres, potwierdź jego ochronę w ramach istniejących polis i zidentyfikuj luki. Rozważ, czy potrzebne jest globalne ubezpieczenie zdrowotne lub dedykowane ubezpieczenie międzynarodowe.

Zatwierdzanie według poziomów ryzyka. Pracownik, który chce spędzić trzy tygodnie w Amsterdamie, to inna rozmowa niż ktoś planujący sześć miesięcy w Lagos. Twoja polityka powinna definiować poziomy i proces zatwierdzania dla każdego z nich.

Procedury awaryjne. Do kogo pracownik dzwoni w nagłym wypadku? Kto w firmie jest odpowiedzialny za koordynację wsparcia? Jak uwzględniasz pracowników w ostrym kryzysie? Odpowiedzi na te pytania powinny być udokumentowane i przekazane pracownikowi przed jego wyjazdem, a nie ustalane w ostatniej chwili.

Specjalne przepisy dotyczące cyfrowych nomadów. Jeśli Twoja organizacja formalnie wspiera układy cyfrowych nomadów – gdy pracownik pracuje z serii lokalizacji przez dłuższy okres – traktuj to jako odrębny obszar polityki. Zgodność wizowa, ciągłość ubezpieczenia zdrowotnego i obowiązki opieki w tym scenariuszu znacząco różnią się od standardowej polityki pracy zdalnej.

Trudniejsze przypadki: niezatwierdzona praca zdalna

Naprawdę trudną kategorią dla pracodawców są pracownicy, którzy pracują z zagranicy bez wyraźnej zgody. Mogą o tym nie wspominać, mogą używać VPN do maskowania swojej lokalizacji lub po prostu zakładać, że firma nie zwraca na to uwagi.

To tworzy pułapkę. Pracodawca, który nie wiedział, że jego pracownik pracuje z lokalizacji wysokiego ryzyka, może zakładać, że nie ma obowiązku opieki. Ale sądy i organy regulacyjne często skupiają się na tym, co pracodawca powinien był wiedzieć, a nie na tym, co wiedział. Jeśli kultura Twojej firmy milcząco toleruje pracę z dowolnego miejsca bez żadnego monitorowania lub polityki, budujesz argumentację za zaniedbaniem dla powoda.

Proaktywne polityki z jasną komunikacją – „jeśli pracujesz z zagranicy, musimy o tym wiedzieć” – zarówno chronią pracownika, jak i tworzą możliwą do obrony ścieżkę dokumentacyjną. Pozwalają również na utrzymanie ciągłości ubezpieczenia i posiadanie kontaktów awaryjnych.

Co zrobić teraz

Jeśli Twoja organizacja ma pracowników zdalnych lub hybrydowych – zwłaszcza tych, którzy często podróżują lub pracują za granicą – oto od czego zacząć:

Sprawdź, gdzie faktycznie są Twoi ludzie. Przeprowadź ankietę wśród obecnych pracowników zdalnych. Wielu przyzna się do pracy z zagranicy przez dłuższe okresy. Zacznij od faktów.
Przejrzyj swoje ubezpieczenia pod kątem luk geograficznych. Sprawdź polisy korporacyjnego ubezpieczenia podróżnego, grupowego ubezpieczenia zdrowotnego i workers’ compensation w odniesieniu do aktualnych lokalizacji pracowników. Zidentyfikuj, gdzie istnieją luki w ochronie.
Opracuj lub zaktualizuj politykę pracy z zagranicy. Uwzględnij zatwierdzone i zabronione lokalizacje, wymóg wcześniejszego powiadomienia i jasne procedury eskalacji.
Ustal protokoły kontaktów awaryjnych. Każdy pracownik międzynarodowy pracujący zdalnie powinien wiedzieć, do kogo zadzwonić z firmy i jak wygląda proces reagowania w nagłych wypadkach.
Przeprowadź ocenę ryzyka dla istniejących ustaleń dotyczących pracy zdalnej. Traktuj każdą lokalizację, w której pracują pracownicy, jako miejsce pracy do celów oceny ryzyka. Zrozum zagrożenia zdrowotne, bezpieczeństwa i infrastrukturalne.
Przeszkol menedżerów w zakresie ich roli. Twoi menedżerowie są prawdopodobnie pierwszym punktem kontaktu, gdy coś pójdzie nie tak. Powinni znać politykę, rozumieć swoje obowiązki i mieć dostęp do kontaktów wsparcia awaryjnego.

Dla organizacji ze znaczną liczbą pracowników zdalnych lub nomadów, ustrukturyzowana platforma obowiązku opieki może skonsolidować inteligencję podróżną, widoczność lokalizacji, zarządzanie ubezpieczeniami i reagowanie w sytuacjach awaryjnych w jeden system – zmniejszając obciążenie operacyjne związane z robieniem tego wszystkiego ręcznie.

Często zadawane pytania

Czy mój obowiązek opieki dotyczy tylko pracowników, których wysyłam za granicę w podróże służbowe?

Nie. Obowiązki opieki są związane ze stosunkiem pracy, a nie z powodem przebywania w danej lokalizacji. Jeśli pracownik wykonuje obowiązki służbowe z zagranicy – czy to oficjalnie zatwierdzone, czy nie – obowiązki pracodawcy w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa mają zastosowanie. Stopień obowiązku i Twoja zdolność do jego wypełnienia mogą różnić się od standardowego scenariusza podróży służbowej, ale podstawowy obowiązek pozostaje.

A co, jeśli nasza polityka mówi, że pracownicy mogą pracować skąd chcą?

Permisywna polityka pracy z dowolnego miejsca nie eliminuje Twojego obowiązku opieki – potencjalnie go rozszerza. Bez widoczności lokalizacji, ocen ryzyka i ubezpieczenia obejmującego zakres miejsc, w których pracownicy mogą pracować, stworzyłeś obowiązek, którego nie możesz wypełnić. Permisywne polityki muszą być wspierane przez infrastrukturę umożliwiającą faktyczne zarządzanie ryzykiem, które zapraszają.

Czy standardowe korporacyjne ubezpieczenie podróżne obejmuje pracowników zdalnych za granicą?

Często nie. Większość korporacyjnych polis ubezpieczenia podróżnego jest pisana pod podróże służbowe – definiowane jako podróż w celu spotkania z klientami, udziału w spotkaniach lub wizyt w biurach. Pracownicy pracujący zdalnie z obcego kraju jako styl życia lub przez dłuższy okres często nie mieszczą się w definicjach polisy. Dokładnie przejrzyj treść swojej polisy i rozważ dedykowane międzynarodowe ubezpieczenie zdrowotne lub produkty ubezpieczeniowe specyficzne dla pracowników zdalnych.

A co, jeśli pracownik sam wybrał pracę z kraju wysokiego ryzyka bez poinformowania nas?

Pracodawcy mają obronę, gdy podjęli rozsądne kroki – w tym posiadanie jasnej polityki wymagającej wcześniejszego powiadomienia – a pracownik celowo ukrył swoją lokalizację. Kluczowe słowo to „rozsądne kroki”. Jeśli Twoja organizacja nie ma polityki pracy zdalnej za granicą i wymogu powiadamiania, masz mniejszą ochronę. Zbuduj politykę, zanim będziesz musiał na niej polegać.

Czy norma ISO 31030 ma zastosowanie do pracowników zdalnych?

Norma ISO 31030 – międzynarodowy standard zarządzania ryzykiem podróży – ma zastosowanie do wszelkich podróży i mobilności związanych z pracą, w tym do ustaleń dotyczących pracy zdalnej, w których pracownicy przebywają w lokalizacjach innych niż ich miejsce zamieszkania. Dostosowanie programu obowiązku opieki nad pracownikami zdalnymi do zasad ISO 31030 zapewnia uznane ramy i użyteczny punkt odniesienia do wykazania należytej staranności. Wiele platform zgodnych z ISO 31030 zawiera obecnie specjalne moduły dla pracowników zdalnych i nomadów właśnie z tego powodu.