Czym jest obowiązek pracodawcy zapewnienia należytej opieki (duty of care) w podróżach służbowych?

Czternaście osób zginęło w Andach w Peru, gdy w 2016 roku rozbił się czarterowany helikopter. Wśród nich był Tomas Dusek, bankier inwestycyjny wysłany w ten region przez swojego londyńskiego pracodawcę, StormHarbour Securities LLP, aby pomóc w zabezpieczeniu finansowania projektu elektrowni wodnej.

Linia obrony StormHarbour była prosta: helikopter został czarterowany przez ich peruwiańskich klientów od lokalnego operatora posiadającego ważną licencję. Nie nasz pilot. Nie nasz statek powietrzny. Nie nasz problem.

Sąd Apelacyjny nie zgodził się z tym stanowiskiem.

Lord Justice Hamblen uznał, że StormHarbour naruszyło swój obowiązek należytej opieki, nie organizując oceny ryzyka przed lotem – oceny, która wykazałaby złe warunki pogodowe, przeciążony statek powietrzny oraz załogę naruszającą peruwiańskie przepisy dotyczące czasu odpoczynku. Ta sprawa – Dusek v StormHarbour Securities LLP [2016] EWCA Civ 604 – jest obecnie landmarkowym punktem odniesienia w tym, jak brytyjskie sądy postrzegają obowiązek pracodawcy zapewnienia należytej opieki w podróżach służbowych.

Wniosek z tej sprawy nie jest taki, że pracodawcy muszą wyeliminować całe ryzyko. Wniosek jest prostszy i bardziej wymagający: jeśli ryzyko było możliwe do przewidzenia, a ty nic z tym nie zrobiłeś, poniesiesz odpowiedzialność za konsekwencje.

Co “obowiązek należytej opieki” faktycznie oznacza w kontekście podróży służbowych

Obowiązek należytej opieki to prawny obowiązek podjęcia rozsądnych kroków w celu ochrony ludzi przed możliwą do przewidzenia szkodą. W przypadku pracodawców obowiązek ten dotyczy pracowników podczas wykonywania przez nich czynności służbowych – w tym również wtedy, gdy czynności te odbywają się za granicą.

Kluczowe znaczenie ma tu sformułowanie “możliwa do przewidzenia szkoda”. Sądy nie oczekują, że pracodawcy przewidzą każdy możliwy wypadek. Oczekują natomiast, że pracodawcy zadadzą sobie pytanie: biorąc pod uwagę to, co wiemy o tym miejscu docelowym, tej podróży i tym pracowniku, jakie ryzyka powinniśmy wziąć pod uwagę i co powinniśmy z nimi zrobić?

Na to pytanie należy odpowiedzieć przed każdą podróżą służbową. Nie tylko przed tymi wysokiego ryzyka. Nie tylko wtedy, gdy ktoś podróżuje do strefy aktywnego konfliktu. Przed każdą podróżą – ponieważ do urazów dochodzi w stabilnych krajach, choroby dotykają w wielkich miastach, a wypadki drogowe zabijają więcej podróżujących służbowo niż kiedykolwiek terroryzm.

Obowiązek pracodawcy zapewnienia należytej opieki w podróżach służbowych obejmuje cały cykl życia podróży: od decyzji o wysłaniu kogoś za granicę aż po jego bezpieczny powrót. Obejmuje to, co dzieje się przed wylotem, w trakcie podróży oraz w reakcji na sytuację, gdy coś pójdzie nie tak.

Skąd bierze się obowiązek prawny

Prawne podstawy obowiązku należytej opieki sięgają głębiej, niż większość pracodawców zdaje sobie sprawę.

Prawo zwyczajowe (common law) ustanowiło fundament. Sprawa Wilson & Clyde Coal Company Limited v English [1937] 3 All ER 638 z 1937 roku potwierdziła, że każdy pracodawca ma cztery niezbywalne obowiązki wobec swoich pracowników:

Zapewnienie bezpiecznego miejsca pracy
Zapewnienie bezpiecznego systemu pracy
Zapewnienie bezpiecznego sprzętu
Zatrudnianie kompetentnych współpracowników

Obowiązki te nie mogą być wyłączone umownie ani scedowane na inne podmioty. Pracodawca, który zleca zadanie stronie trzeciej, nie przenosi wraz z umową swojego obowiązku należytej opieki. To właśnie dlatego StormHarbour zostało pociągnięte do odpowiedzialności, mimo że helikopter obsługiwała peruwiańska firma czarterowa.

Warstwa ustawowa

Prawo zwyczajowe jest wzmacniane przez ustawy. Najważniejszym brytyjskim aktem prawnym jest Health and Safety at Work etc. Act 1974 (Ustawa o zdrowiu i bezpieczeństwie w pracy), która nakłada na każdego pracodawcę obowiązek zapewnienia, “w zakresie, w jakim jest to racjonalnie wykonalne”, zdrowia, bezpieczeństwa i dobrostanu wszystkich swoich pracowników. Sekcja 2 wymaga od pracodawców zapewnienia informacji, instrukcji, szkoleń i nadzoru niezbędnych do zagwarantowania zdrowia i bezpieczeństwa w pracy.

Ustawa nie zawiera ograniczenia geograficznego. Ten obowiązek podróżuje wraz z pracownikiem do Nairobi, Manili czy Mexico City.

Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 (Ustawa o nieumyślnym spowodowaniu śmierci przez korporacje) znacznie podniosła stawkę. Spółka może obecnie stanąć przed sądem karnym – a nie tylko ponosić odpowiedzialność cywilną – jeśli rażące zaniedbanie w sposobie zarządzania jej działalnością doprowadzi do śmierci. Kary obejmują nieograniczone grzywny oraz obowiązkowe nakazy naprawcze. Poszczególni dyrektorzy i menedżerowie mogą również ponosić osobistą odpowiedzialność na mocy prawa zdrowia i bezpieczeństwa, jeśli ich decyzje przyczyniły się do naruszenia.

Obowiązki w innych jurysdykcjach

Ramy prawne w Wielkiej Brytanii są stosunkowo dobrze zdefiniowane, ale pracodawcy z międzynarodowo mobilną siłą roboczą stają przed dodatkowymi obowiązkami:

Unia Europejska: odpowiedzialność korporacyjna za brak ochrony zdrowia pracowników może powstać nawet wtedy, gdy szkoda wystąpi za granicą, a zasady różnią się w zależności od państwa członkowskiego
Stany Zjednoczone: OSHA’s General Duty Clause (Klauzula ogólnego obowiązku OSHA) wymaga od pracodawców zapewnienia miejsca pracy wolnego od uznanych zagrożeń, które mogą spowodować poważną szkodę; orzecznictwo rozszerzyło to na międzynarodowe sytuacje podróżne
Australia: Work Health and Safety Act (Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy) nakłada obowiązki na przedsiębiorstwa, które obejmują pracowników niezależnie od lokalizacji
Kanada: prowincjonalne ustawodawstwo dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy rozciąga się na podróżujących pracowników

Jeśli Twoja organizacja działa w wielu jurysdykcjach, prawdopodobnie podlega jednocześnie więcej niż jednemu z tych systemów prawnych. Podstawowy standard jest w dużej mierze spójny we wszystkich z nich: co zrobiłby rozsądny, odpowiedzialny pracodawca?

Ryzyka, na które faktycznie narażeni są Twoi pracownicy

Zanim przyjrzymy się temu, co musisz zrobić, warto zrozumieć, przed czym chronisz.

Wypadki drogowe są główną przyczyną zgonów z przyczyn nienaturalnych wśród międzynarodowych podróżujących służbowo – nie przestępczość, nie terroryzm, nie klęski żywiołowe. Dane CDC potwierdzają, że wypadki samochodowe stanowiły 28% wszystkich zgonów z przyczyn nienaturalnych wśród obywateli USA pracujących lub podróżujących za granicą w ostatnich latach, zabijając 431 Amerykanów w zagranicznych wypadkach drogowych tylko w latach 2017 i 2018. Ten wzorzec utrzymuje się w przypadku podróżnych wszystkich narodowości. Twój pracownik odwiedzający klientów w Afryce Zachodniej lub Azji Południowej spotyka się z infrastrukturą drogową, standardami utrzymania pojazdów i zachowaniami kierowców, które zasadniczo różnią się od tych w jego kraju ojczystym.

Nagłe przypadki medyczne to druga kategoria. Zawał serca w mieście z ograniczoną opieką specjalistyczną. Tropikalna infekcja nabyta podczas wizyty terenowej. Uraz wymagający ewakuacji do kraju z odpowiednimi placówkami chirurgicznymi. Logistyka reagowania na poważny kryzys medyczny za granicą może być skomplikowana, kosztowna i krytyczna czasowo.

Ryzyka bezpieczeństwa – przestępczość, niepokoje społeczne, porwania dla okupu, terroryzm – różnią się znacznie w zależności od miejsca docelowego i profilu podróżnego. Starszy menedżer odwiedzający klientów w sektorze o wysokim profilu ma inny profil narażenia niż młodszy inżynier podczas rutynowej wizyty na miejscu. Obaj zasługują na ocenę.

Klęski żywiołowe, awarie infrastruktury i epidemie chorób dopełniają obrazu. To nie są egzotyczne przypadki brzegowe – to zakłócenia, które w ostatnich latach wielokrotnie zmuszały firmy do uruchamiania procedur awaryjnych.

Co obowiązek należytej opieki nad pracownikami podróżującymi za granicę wymaga w praktyce

Obowiązek prawny przekłada się na zestaw wymogów operacyjnych. Żaden z nich nie wymaga dużego budżetu ani dedykowanego zespołu ds. bezpieczeństwa. Wszystkie wymagają konsekwentnego wdrażania.

Ocena ryzyka przed podróżą

Przed każdą podróżą służbową potrzebujesz ustrukturyzowanej oceny ryzyka związanego z tą konkretną podróżą. To wykracza poza sprawdzenie koloru kodu w rządowych ostrzeżeniach podróżnych. Proporcjonalna ocena obejmuje:

Środowisko miejsca docelowego: aktualne poziomy zagrożeń w zakresie bezpieczeństwa, zdrowia, bezpieczeństwa drogowego i zagrożeń naturalnych
Profil podróżnego: istotne czynniki ryzyka, w tym stan zdrowia, wcześniejsze doświadczenie podróżne, widoczność w sektorze oraz to, czy stanowią oni cel o wyższej wartości
Szczegóły podróży: środki transportu, zakwaterowanie, planowane działania i dalsze podróże w obrębie kraju
Zdolność reagowania: jakie wsparcie na miejscu istnieje, jeśli coś pójdzie nie tak

Ocena powinna być udokumentowana. Pisemny zapis tego, co rozważono i co zdecydowano, jest istotną częścią Twojej obrony prawnej, jeśli incydent doprowadzi do postępowania sądowego.

Odprawy przed podróżą

Pracownicy potrzebują merytorycznego przygotowania, a nie tylko potwierdzenia rezerwacji. Właściwa odprawa przed podróżą obejmuje:

Konkretne ryzyka istotne dla ich miejsca docelowego i działań
Wymagania zdrowotne: szczepienia, leki, wskazówki dotyczące bezpieczeństwa żywności i wody
Protokoły bezpieczeństwa: co robić w przypadku zagrożenia, jak skontaktować się z lokalnymi służbami ratunkowymi i z kim w organizacji się skontaktować
Zakres ubezpieczenia: co jest i nie jest objęte oraz praktyczne kroki, aby z niego skorzystać
Harmonogram komunikacji: terminy meldowania się, kontakty eskalacyjne i co się dzieje, jeśli pracownik nie zgłosi się na czas

Głębokość odprawy powinna odpowiadać poziomowi ryzyka. Krajowa podróż do stabilnego miasta nie wymaga godzinnej prezentacji o bezpieczeństwie. Wizyta w regionie pokonfliktowym lub środowisku o wysokiej przestępczości – już tak.

Monitorowanie w czasie rzeczywistym i komunikacja

Twój obowiązek nie kończy się, gdy samolot odlatuje. Potrzebujesz możliwości:

Wiedzy w każdym momencie, gdzie znajdują się Twoi podróżujący pracownicy
Wysyłania im istotnych alertów, jeśli środowisko ryzyka zmieni się w trakcie podróży
Szybkiego skontaktowania się z nimi w nagłym wypadku – oraz umożliwienia im skontaktowania się z Tobą

Nie oznacza to śledzenia GPS każdego ruchu. Oznacza to posiadanie niezawodnego systemu – czy to ręcznego harmonogramu meldunków, czy zautomatyzowanej platformy – który pozwala Ci mieć kontrolę nad swoimi ludźmi i skontaktować się z nimi, gdy ma to znaczenie. Pracownik, który nie zgłosi się na czas po nagłym pogorszeniu sytuacji bezpieczeństwa w miejscu docelowym, nie powinien pozostać niezauważony przez godziny.

Wsparcie w sytuacjach awaryjnych i ewakuacja

Gdy coś pójdzie nie tak, szybkość reakcji ma znaczenie zarówno dla losu pracownika, jak i dla Twojej pozycji prawnej. Adekwatne wsparcie awaryjne obejmuje:

Całodobowy dostęp do służby reagowania, która może koordynować pomoc medyczną i ochroniarską
Zdolność ewakuacji medycznej – możliwość przewiezienia ciężko chorego lub rannego pracownika do odpowiedniej opieki, co w wielu regionach oznacza ewakuację do sąsiedniego kraju
Wsparcie repatriacji, gdy pracownik będzie mógł podróżować
Pomoc prawną i konsularną, jeśli jest wymagana

Różnica między organizacjami, które mają te zdolności gotowe, a tymi, które próbują je zorganizować podczas kryzysu, nie jest tylko operacyjna – to różnica między obronnym obowiązkiem należytej opieki a tym, którego nie da się obronić.

Odpowiednie ubezpieczenie

Standardowe korporacyjne ubezpieczenie podróżne rutynowo wyklucza ochrony, które mają największe znaczenie w kryzysie. Polisa zaprojektowana dla opóźnionych lotów i zagubionego bagażu nie pokryje ewakuacji medycznej z odległej lokalizacji, ani nie zareaguje na sytuację porwania dla okupu czy wydarzenie przemocy politycznej.

W przypadku pracowników podróżujących do miejsc docelowych o podwyższonym ryzyku musisz zweryfikować, czy Twoje ubezpieczenie obejmuje:

Ewakuację medyczną i repatriację bez wykluczeń dla miejsca docelowego
Ochronę przed ryzykiem złośliwym: porwanie i okup, terroryzm, przemoc polityczna i zagrożenia CBRN
Koszty reagowania kryzysowego, a nie tylko odszkodowanie po fakcie

Jeśli Twoja standardowa polisa wyklucza kraj, który odwiedza Twój pracownik, ta luka nie jest tylko problemem komercyjnym – to dowód naruszenia obowiązku należytej opieki.

Konsekwencje zaniedbań

Odpowiedzialność prawna jest najbardziej bezpośrednią konsekwencją. Cywilne roszczenia z tytułu zaniedbania po poważnym urazie lub śmierci mogą skutkować znacznymi odszkodowaniami. Sprawa Dusek pokazała, że pracodawcy pozostają narażeni nawet wtedy, gdy bezpośrednią przyczyną szkody było zaniedbanie strony trzeciej. Odpowiedzialność wynika z możliwości przewidzenia ryzyka, a nie ze struktury umowy.

Odpowiedzialność karna jest realna. Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 oznacza, że organizacje mogą stanąć przed prokuraturą, gdy rażące zaniedbanie w zarządzaniu spowoduje śmierć – a grzywna nie ma górnego limitu.

Poza salą sądową koszty finansowe sięgają dalej: reagowanie kryzysowe i ewakuacja są kosztowne, a incydent o wysokim profilu niesie konsekwencje reputacyjne, które wpływają na rekrutację, relacje z klientami i partnerstwa operacyjne.

Zaufanie pracowników jest trudniejsze do skwantyfikowania, ale równie ważne. Często podróżujący – pracownicy najbardziej narażeni na ryzyko podróżne – to często Twoi najbardziej doświadczeni i komercyjnie wartościowi ludzie. Są również najbardziej skłonni do opuszczenia organizacji, która pokazuje, że nie traktuje poważnie ich bezpieczeństwa.

Jak wygląda dobra polityka należytej opieki

Solidny program zarządzania ryzykiem podróżnym nie musi być skomplikowany. Musi być systematyczny i konsekwentnie stosowany.

ISO 31030:2021 to międzynarodowa norma dotycząca zarządzania ryzykiem podróżnym. Opublikowana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną we wrześniu 2021 roku, zapewnia ustrukturyzowane podejście obejmujące opracowanie polityki, metodologię oceny ryzyka, przygotowanie przed podróżą, wsparcie w trakcie podróży i przegląd po podróży. Norma jest dobrowolna – żaden regulator nie nałoży na Ciebie grzywny za jej nieprzestrzeganie – ale jest coraz częściej punktem odniesienia, którego sądy, ubezpieczyciele i organy regulacyjne używają do oceny, czy obowiązek należytej opieki pracodawcy był adekwatny.

Praktyczna lista kontrolna dla każdej organizacji, która wysyła ludzi za granicę:

Pisemna polityka ryzyka podróżnego, przeglądana co najmniej raz w roku
Proces oceny ryzyka przed podróżą, udokumentowany i skalowany do poziomu ryzyka miejsca docelowego
Proces odprawy podróżnych z dokumentacją
Sposób monitorowania lokalizacji podróżnych i utrzymywania dwukierunkowej komunikacji
Całodobowa pomoc awaryjna, dostępna w miejscach docelowych odwiedzanych przez Twoich ludzi
Ochrona ubezpieczeniowa dopasowana do rzeczywistego narażenia na ryzyko, a nie generyczne ubezpieczenie korporacyjne
Przegląd po incydencie w celu wyciągnięcia wniosków i aktualizacji procesów

Jeśli możesz odhaczyć te punkty, mając za każdym z nich prawdziwe dowody, Twoja organizacja jest w znacznie silniejszej pozycji – prawnie i praktycznie – niż większość pracodawców, którzy wysyłają ludzi za granicę bez formalnego programu.

Aby głębiej przyjrzeć się temu, jak ISO 31030 wpisuje się w te ramy, zobacz nasz przewodnik: Jak ISO 31030 pomaga spełnić obowiązek należytej opieki.

Jak pomaga HAAVYN

HAAVYN został zbudowany wokół operacyjnych realiów obowiązku pracodawcy zapewnienia należytej opieki. Platforma łączy analizę zagrożeń w czasie rzeczywistym obejmującą ponad 220 krajów z ponad 1200 monitorowanych źródeł, śledzenie podróżnych z dwukierunkową komunikacją i automatycznymi meldunkami, całodobową pomoc awaryjną z telemedycyną i koordynacją ewakuacji medycznej oraz zintegrowane ubezpieczenie od ryzyka złośliwego obejmujące porwanie i okup, terroryzm, przemoc polityczną i incydenty CBRN.

Dla menedżerów HR, menedżerów ds. podróży i dyrektorów firm, którzy muszą wykazać możliwy do obrony program należytej opieki i skutecznie reagować, gdy coś się wydarzy, HAAVYN zapewnia zarówno narzędzia, jak i ścieżkę audytu, która ma znaczenie pod lupą.

Aby zobaczyć, jak to pasuje do Twojej organizacji, porozmawiaj z zespołem HAAVYN.

Często zadawane pytania

Czym jest obowiązek pracodawcy zapewnienia należytej opieki w podróżach służbowych?

Obowiązek pracodawcy zapewnienia należytej opieki w podróżach służbowych to prawny i etyczny obowiązek podjęcia rozsądnych kroków w celu ochrony pracowników przed możliwą do przewidzenia szkodą podczas podróży związanych z pracą. Wymaga od pracodawców oceny ryzyka przed podróżą, poinformowania pracowników o tych ryzykach i odpowiednich protokołach, utrzymywania kontaktu w trakcie podróży oraz zapewnienia skutecznego wsparcia awaryjnego, gdy coś pójdzie nie tak. Obowiązek ma zastosowanie niezależnie od miejsca docelowego i rozciąga się na szkody wyrządzone przez strony trzecie, gdy pracodawca mógł w rozsądny sposób zidentyfikować ryzyko z wyprzedzeniem.

Czy brytyjski obowiązek należytej opieki ma zastosowanie do pracowników podróżujących za granicę?

Tak. Health and Safety at Work etc. Act 1974 ma zastosowanie do pracowników podróżujących w imieniu pracodawcy niezależnie od miejsca docelowego. Obowiązki prawa zwyczajowego ustanowione w sprawach sięgających 1937 roku podążają za pracownikami, gdziekolwiek podróżują służbowo. Brytyjskie sądy konsekwentnie uznawały pracodawców za odpowiedzialnych za incydenty mające miejsce za granicą, gdy pracodawca nie podjął rozsądnych środków ostrożności – w tym w przypadkach, gdy bezpośrednią przyczyną szkody było zaniedbanie wykonawcy zewnętrznego, a nie bezpośrednie działanie pracodawcy.

Jakie są konkretne obowiązki pracodawcy w zakresie międzynarodowych podróży służbowych?

Podstawowe obowiązki obejmują: przeprowadzenie oceny ryzyka proporcjonalnej do miejsca docelowego i profilu podróżnego przed każdą podróżą; poinformowanie pracowników o istotnych ryzykach i protokołach awaryjnych; utrzymywanie możliwości kontaktu z pracownikami i reagowania w trakcie podróży; zapewnienie dostępu do całodobowej pomocy awaryjnej; oraz zapewnienie, że ochrona ubezpieczeniowa jest adekwatna do środowiska ryzyka. Dokładne ramy prawne różnią się w zależności od jurysdykcji, ale podstawowy standard jest spójny: co zrobiłby kompetentny, odpowiedzialny pracodawca?

Co się stanie, jeśli pracodawca naruszy obowiązek należytej opieki wobec podróżującego służbowo?

Konsekwencje obejmują cywilne roszczenia z tytułu zaniedbania – potencjalnie skutkujące znacznymi odszkodowaniami – aż po ściganie karne na mocy Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act 2007 w najpoważniejszych przypadkach, które niesie nieograniczone grzywny. Poza odpowiedzialnością prawną, zaniedbania mogą skutkować komplikacjami ubezpieczeniowymi, szkodami reputacyjnymi i trwałą utratą zaufania pracowników. Sądy jasno stwierdziły, że standardowe korporacyjne ubezpieczenie podróżne i brak formalnego programu ryzyka nie są wystarczającą obroną.

Czym jest ISO 31030 i czy ma zastosowanie do mojej organizacji?

ISO 31030 to międzynarodowa norma dotycząca zarządzania ryzykiem podróżnym, opublikowana we wrześniu 2021 roku. Nie jest prawnie obowiązkowa, ale zapewnia ramy coraz częściej używane przez sądy, ubezpieczycieli i organy regulacyjne jako punkt odniesienia dla tego, jak wygląda rozsądny i proporcjonalny obowiązek pracodawcy zapewnienia należytej opieki. Każda organizacja, która regularnie wysyła pracowników za granicę, powinna co najmniej rozumieć tę normę i ocenić swój obecny program pod jej kątem. Zobacz nasz szczegółowy przewodnik po ISO 31030, aby uzyskać pełne omówienie.

Czy obowiązki należytej opieki rozciągają się na wykonawców i pracowników tymczasowych?

To obszar ewoluujący, ale trend w orzecznictwie jest jasny: test prawny bada, czy obowiązek należytej opieki istniał w praktyce, a nie tylko w umowie. Organizacje, które kierują pracą wykonawców w środowiskach wysokiego ryzyka – określając, dokąd jadą, kiedy podróżują i jakie działania podejmują – mogą ponosić obowiązki wykraczające poza formalne stosunki pracy. Sprawa Dusek pokazuje, że nawet gdy szkodę wyrządza operator zewnętrzny, główny pracodawca może pozostać odpowiedzialny, jeśli ryzyko było możliwe do przewidzenia, a on nie podjął rozsądnych kroków w celu jego złagodzenia.